Beispiel-Workflow Einzelhandel & Lager

Wie Mitarbeiter Artikel per Scan in Ihrer eigenen Artikelliste nachschlagen können

Die Artikelliste einmal importieren, dann den Barcode eines Artikels scannen und Name, Preis, Regal und Bestand auf dem Smartphone ablesen. Die Antwort kommt aus Ihren eigenen Daten.

Diese Seite zeigt, wie DataScan für diese Aufgabe eingerichtet werden kann. Sie ist eine Veranschaulichung, kein Bericht über einen bestimmten Kunden. Alle Codes und Werte darauf sind Beispiele.

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Verkäufer scannt mit einem Smartphone den Barcode auf einer Produktverpackung vor einem Ladenregal

Das Problem

Ein Kunde fragt, was ein Artikel kostet. Eine neue Kollegin steht vor einem Regal und kann nicht sagen, welcher von drei ähnlichen Kartons dorthin gehört. Im Lager hält jemand ein Teil mit einem Barcode und ohne lesbare Bezeichnung in der Hand. Die Antwort steht in Ihrer Artikelliste, aber die Liste liegt auf einem Computer im Büro.

Also geht man zum Terminal, ruft einen Kollegen an oder rät. Eine gedruckte Preisliste ist schon kurz nach dem Druck veraltet, und niemand sucht gern in einem langen Ausdruck nach einer einzelnen Artikelnummer.

Wenn Ihre Artikel Barcodes tragen und sich Ihre Liste als CSV-Datei speichern lässt, kann das Smartphone die Frage beantworten. DataScan hält eine Kopie der Liste auf dem Gerät und zeigt die passende Zeile, sobald ein Barcode gescannt wird. Die Liste kommt aus einer Datei oder von einer Webadresse, und eine Liste an einer Webadresse kann jeden Tag erneut heruntergeladen werden.

Die Einrichtung

„Nachschlage-Scan“ ist der Modus zum Nachschlagen: Er zeigt die Daten eines gescannten Codes auf dem Bildschirm. Die Artikelliste wird aus einer Datei oder von einer Webadresse importiert.

Scan-Modus	Nachschlage-Scan
Artikelliste	Eine kommagetrennte CSV, gespeichert als UTF-8, aus Ihrem ERP, Shopsystem oder Ihrer Tabelle: Spaltennamen in der ersten Zeile, der Barcode in der ersten Spalte, danach zum Beispiel Name, Preis, Regal und Bestand
CSV-Datei importieren	Für eine Liste, die als Datei auf dem Gerät gespeichert ist
Von URL importieren	Für eine Liste, die an einer Webadresse gespeichert ist, die das Smartphone erreichen kann
Täglich automatisch aktualisieren	Eingeschaltet, damit die App die Liste einmal pro Tag erneut von dieser Webadresse herunterlädt, solange sie geöffnet ist
Nachschlagedaten anzeigen	Zeigt die importierte Liste auf dem Smartphone, mit einer Suche nach Barcode, Feldname oder Wert
Querverweise aktivieren	Optional: Wenn Sie Scans im Modus „Kontinuierlicher Scan“ erfassen, zeigt ein Pop-up nach jedem Scan den Artikelnamen (die zweite Spalte Ihrer Liste)
Querverweis mit Nachschlagedaten	Optional: Fügt dem Export der Erfassungsmodi die Spalten Ihrer Liste hinzu

Schritt für Schritt

Die Liste vorbereiten Exportieren Sie Ihre Artikel aus Ihrem ERP, Shopsystem oder Ihrer Tabelle als kommagetrennte CSV, gespeichert als UTF-8. Geben Sie jeder Spalte in der ersten Zeile einen Namen und setzen Sie den Barcode in die erste Spalte, genau so, wie er auf dem Etikett codiert ist.
Die Liste importieren Öffnen Sie den Modus „Nachschlage-Scan“ und tippen Sie auf „CSV-Datei importieren“, oder tippen Sie auf „Von URL importieren“ und geben Sie die Webadresse der Datei ein. Unter „Nachschlagedaten anzeigen“ können Sie das Ergebnis prüfen und nach einem Barcode oder einem Namen suchen.
Einen Artikel scannen Tippen Sie auf „Nachschlage-Scan starten“ und richten Sie die Kamera auf einen Barcode. Das Smartphone zeigt den Code und jede Spalte seiner Zeile: Name, Preis, Regal, Bestand. Das funktioniert ohne Empfang, weil die Liste auf dem Smartphone gespeichert ist.
Sehen, was nicht in der Liste steht Bei einem Code, der nicht in Ihrer Liste steht, meldet die App, dass keine Daten gefunden wurden. Scannen Sie zuerst eines Ihrer eigenen Etiketten und vergleichen Sie es mit der ersten Spalte der Datei: Der Code muss Zeichen für Zeichen übereinstimmen.
Die Liste aktuell halten Speichern Sie eine neue Version der Liste an derselben Webadresse, sobald sich Preise oder Bestände ändern. Ist die Einstellung „Täglich automatisch aktualisieren“ eingeschaltet, lädt die App die Liste einmal pro Tag erneut herunter, solange sie geöffnet ist.
Weitere Geräte einrichten Jedes Gerät hält seine eigene Kopie der Liste. Die Einstellungsdatei aus „Einstellungen importieren/exportieren“ enthält die Webadresse und die Einstellung für die tägliche Aktualisierung. Auf dem nächsten Gerät importieren Sie also die Einstellungsdatei und danach die Liste von der URL.

Was Sie am Ende erhalten

„Nachschlage-Scan“ zeigt das Ergebnis auf dem Bildschirm: den gescannten Barcode und jede Spalte der passenden Zeile, unter den Spaltennamen Ihrer eigenen Datei. Mit der Beispielliste zeigt ein Scan:

Spalte	Beispielwert	Inhalt
Barcode	`4006381333931`	Der gescannte Code, die erste Spalte Ihrer Liste
Bezeichnung	`Akku-Bohrschrauber 18 V`	Aus Ihrer Liste
Preis	`129,00`	Aus Ihrer Liste
Regal	`A-12-3`	Aus Ihrer Liste
Bestand	`14`	Aus Ihrer Liste

Wenn Sie eine Datei der gescannten Artikel behalten möchten, scannen Sie im Modus „Kontinuierlicher Scan“ mit eingeschalteter Einstellung „Querverweis mit Nachschlagedaten“. Der Export enthält dann die Spalten „Barcode“ und „Zeitstempel“, gefolgt von den Spalten Ihrer Liste.

Passt gut, wenn…

Ihre Artikel tragen Barcodes, und Ihre Artikelliste lässt sich als CSV-Datei mit dem Barcode in der ersten Spalte speichern.
Mitarbeiter brauchen Artikeldaten dort, wo der Artikel ist: am Regal, an der Theke oder im Lager.
Die Antwort soll aus Ihrer eigenen Liste kommen, mit Ihren eigenen Bezeichnungen, Preisen und Lagerplätzen.
Ihre Liste ändert sich oft, und Sie können die aktuelle Version an einer Webadresse speichern.
Sie arbeiten auch an Orten ohne Empfang.