Exemplo de fluxo de trabalho Inventário

Como uma empresa pode fazer o inventário de fim de ano com telemóveis

Dê a cada equipa de contagem um telemóvel e uma zona. Todos leem e escrevem quantidades, cada telemóvel exporta o seu próprio ficheiro e os ficheiros juntam-se numa só folha de cálculo.

Esta página mostra como o DataScan pode ser configurado para esta tarefa. É uma ilustração, não um relato sobre um cliente específico. Todos os códigos e valores apresentados são exemplos.

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Funcionário de armazém a ler com um iPhone o código de barras de uma caixa numa estante de paletes durante o inventário de fim de ano

O problema

No fim do exercício, muitas empresas têm de contar tudo o que têm em existência. Na Alemanha, o § 240 do Código Comercial (HGB) obriga os comerciantes a elaborar um inventário no fim de cada exercício, e outros países têm regras semelhantes para as contas anuais.

A contagem acontece normalmente em um ou dois dias, com ajudantes extra, folhas de contagem e um longo serão a passar os resultados para uma folha de cálculo. A letra manuscrita é mal lida, as folhas perdem-se e os números são escritos duas vezes ou nenhuma.

Se cada contador registar o código de barras e a quantidade diretamente num telemóvel, o passo de escrever desaparece. Fica o planeamento das zonas, a contagem e a junção dos ficheiros.

A configuração

A Leitura de valor único regista o código de barras e a quantidade de cada artigo. Configure um telemóvel e copie depois essa configuração para todos os outros.

Modo de leitura Leitura de valor único; para artigos que conta um a um, a Leitura contínua com Resumir verificações duplicadas é uma alternativa
Resumir quantidades Ativado, para que cada produto apareça uma vez por ficheiro com o respetivo total
Cabeçalho das colunas Código de barras e Quantidade total Artigo e Contado, ou os nomes que o seu sistema de contabilidade ou de inventário espera
Nome do ficheiro de exportação Diferente em cada telemóvel, por exemplo Inventario_Telemovel3, para distinguir facilmente os ficheiros. Defina-o depois de importar o ficheiro de definições, que o substituiria
Ficheiro de definições Exporte as definições configuradas como ficheiro .ds2 e importe-o em todos os telemóveis de contagem, em Importar/Exportar definições
Formato de exportação CSV ou Excel, enviado para um único endereço de recolha

Passo a passo

  1. Planeie zonas e equipas Desenhe as zonas numa planta e atribua cada uma a uma equipa com um telemóvel. Etiquete os artigos sem código de barras antes do dia da contagem.
  2. Configure os telemóveis Configure um telemóvel, exporte o ficheiro de definições e importe-o em todos os outros, em Importar/Exportar definições, para que todos os ficheiros tenham as mesmas colunas.
  3. Conte zona a zona Leia cada produto e escreva a quantidade. Opcionalmente, leia primeiro uma etiqueta de zona impressa como linha de marcação. Os telemóveis funcionam sem ligação à internet, pelo que câmaras frigoríficas e caves não são problema.
  4. Exporte quando terminar uma zona Cada telemóvel envia o seu ficheiro para o endereço de recolha quando termina a sua zona e inicia depois uma nova leitura para a zona seguinte.
  5. Junte os ficheiros Cole todos os ficheiros numa só folha e some por código de barras com uma tabela dinâmica ou SOMA.SE. Compare depois com as existências contabilísticas e acrescente as descrições dos artigos e os valores de que as suas contas precisam.

O que obtém

Com Resumir quantidades ativado, o ficheiro de cada telemóvel tem uma linha por produto:

Coluna Valor de exemplo O que contém
Artigo 4012345678901 O código de barras do produto, com o nome de cabeçalho que escolheu
Contado 36.0 Todas as quantidades escritas para este código de barras neste telemóvel, somadas, com o nome de cabeçalho que escolheu
Contagem de digitalização 3 Quantas vezes foi lido, por exemplo em três prateleiras
Primeiro exame 2026-12-31 08:05 Quando foi contado pela primeira vez
Última verificação 2026-12-31 10:47 Quando foi contado pela última vez

Sem resumo, cada leitura é uma linha com código de barras, quantidade e data e hora, o que é útil se quiser ver cada linha de contagem individual.

Adequa-se bem se…

  • A maior parte das suas existências tem código de barras, ou pode etiquetá-las antes da contagem.
  • Várias pessoas contam ao mesmo tempo e quer os resultados delas em ficheiros, não em papel.
  • O seu sistema de inventário ou de contabilidade consegue importar um CSV, ou conclui a lista de existências numa folha de cálculo.
  • Conta em locais com pouco ou nenhum sinal.

Teste antes do dia da contagem

Conte uma prateleira com dois telemóveis, junte os ficheiros e verifique o resultado. A avaliação gratuita inclui todas as funcionalidades.

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