Eksempel på arbeidsflyt Varetelling

Slik kan en bedrift gjennomføre varetellingen ved årsslutt med telefoner

Gi hvert telleteam en telefon og en sone. Alle skanner og skriver inn antall, hver telefon eksporterer sin egen fil, og filene samles i ett regneark.

Denne siden viser hvordan DataScan kan settes opp for denne oppgaven. Den er en illustrasjon, ikke en rapport om en bestemt kunde. Alle koder og verdier på siden er eksempler.

Last ned og start gratis prøveperiode
7 dagers gratis prøveperiode • iPhone, iPad og Android • Avslutt når som helst
Lageransatt som skanner en kartongstrekkode i en pallreol med en iPhone under varetellingen ved årsslutt

Problemet

Ved slutten av regnskapsåret må mange bedrifter telle alt de har på lager. I Tyskland krever § 240 i handelsloven (HGB) at næringsdrivende setter opp en vareopptelling ved slutten av hvert regnskapsår, og andre land har lignende regler for årsregnskapet.

Tellingen skjer vanligvis på én eller to dager, med ekstra hjelpere, telleark og en lang kveld med inntasting av resultatene i et regneark. Håndskrift blir feillest, ark forsvinner, og tall tastes inn to ganger eller ikke i det hele tatt.

Hvis hver teller registrerer strekkode og antall direkte på en telefon, forsvinner inntastingen. Det som gjenstår, er å planlegge sonene, telle og slå sammen filene.

Oppsettet

Enkeltverdi-skanning registrerer strekkode og antall for hver vare. Sett opp én telefon, og kopier deretter konfigurasjonen til alle de andre.

Skannemodus Enkeltverdi-skanning; for varer du teller én og én, er Kontinuerlig skanning med Oppsummer dupliserte skanninger et alternativ
Oppsummer mengder På, slik at hvert produkt vises én gang per fil med totalen
Strekkodekolonneoverskrift og Kolonneoverskrift for total mengde Vare og Telt, eller navnene regnskaps- eller lagersystemet ditt forventer
Navn på eksportfil Ulikt per telefon, for eksempel Varetelling_Telefon3, slik at filene er lette å skille fra hverandre. Angi det etter at du har importert innstillingsfilen, som ellers ville overskrevet det
Innstillingsfil Eksporter de konfigurerte innstillingene som en .ds2-fil og importer den på hver tellertelefon under Innstillinger for import/eksport
Eksportformat CSV eller Excel, sendt til én felles mottaksadresse

Trinn for trinn

  1. Planlegg soner og team Tegn inn sonene på en plantegning og tildel hver sone til et team med én telefon. Merk varer uten strekkode før telledagen.
  2. Konfigurer telefonene Sett opp én telefon, eksporter innstillingsfilen og importer den på alle de andre under Innstillinger for import/eksport, slik at hver fil har de samme kolonnene.
  3. Tell sone for sone Skann hvert produkt og skriv inn antallet. Du kan eventuelt skanne en utskrevet soneetikett først som en markørrad. Telefonene fungerer offline, så kjølelagre og kjellere er ikke noe problem.
  4. Eksporter når en sone er ferdig Hver telefon sender filen sin til mottaksadressen når sonen er ferdig, og starter deretter en ny skanning for neste sone.
  5. Slå sammen filene Lim inn alle filene i ett ark og summer per strekkode med en pivottabell eller SUMMERHVIS. Sammenlign deretter med den bokførte beholdningen og legg til varebeskrivelsene og verdiene regnskapet ditt trenger.

Dette får du ut

Med Oppsummer mengder slått på har filen fra hver telefon én rad per produkt:

Kolonne Eksempelverdi Innhold
Vare 4012345678901 Produktstrekkoden, under kolonneoverskriften du valgte
Telt 36.0 Alle antall som er skrevet inn for denne strekkoden på denne telefonen, lagt sammen, under overskriftsnavnet du valgte
Antall skanninger 3 Hvor mange ganger den ble skannet, for eksempel på tre hyller
Første skanning 2026-12-31 08:05 Når den ble telt første gang
Siste skanning 2026-12-31 10:47 Når den ble telt siste gang

Uten oppsummering er hver skanning én rad med strekkode, antall og tidsstempel, noe som er nyttig hvis du vil se hver enkelt tellelinje.

Passer godt hvis …

  • Det meste av beholdningen din har strekkode, eller du kan merke den før tellingen.
  • Flere personer teller samtidig, og du vil ha resultatene deres som filer, ikke på papir.
  • Lager- eller regnskapssystemet ditt kan importere en CSV, eller du ferdigstiller varelisten i et regneark.
  • Du teller på steder med dårlig eller ingen dekning.

Test det før telledagen

Tell én hylle med to telefoner, slå sammen filene og kontroller resultatet. Den gratis prøveperioden inkluderer alle funksjoner.

Start gratis prøveperiode
7 dagers gratis prøveperiode • iPhone, iPad og Android • Avslutt når som helst