Exemple de flux de travail Inventaire

Comment une entreprise peut réaliser son inventaire de fin d'exercice avec des téléphones

Donnez à chaque équipe de comptage un téléphone et une zone. Chacun scanne et saisit les quantités, chaque téléphone exporte son propre fichier, et les fichiers sont regroupés dans un seul tableur.

Cette page montre comment DataScan peut être configuré pour cette tâche. Il s'agit d'une illustration, et non du compte rendu d'un client précis. Tous les codes et toutes les valeurs indiqués sont des exemples.

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Employé d'entrepôt scannant avec un iPhone le code-barres d'un carton sur un rayonnage à palettes pendant l'inventaire de fin d'exercice

Le problème

À la clôture de l'exercice, de nombreuses entreprises doivent compter tout ce qu'elles détiennent. En Allemagne, le § 240 du Code de commerce (HGB) impose aux commerçants d'établir un inventaire à la fin de chaque exercice, et d'autres pays prévoient des règles similaires pour les comptes annuels.

Le comptage a généralement lieu sur un ou deux jours, avec des renforts, des feuilles de comptage et une longue soirée de ressaisie des résultats dans un tableur. Une écriture est mal lue, des feuilles disparaissent, des chiffres sont saisis deux fois ou pas du tout.

Si chaque compteur enregistre le code-barres et la quantité directement sur un téléphone, l'étape de ressaisie disparaît. Il reste à planifier les zones, à compter et à regrouper les fichiers.

La configuration

Le Scan à valeur unique enregistre le code-barres et la quantité de chaque article. Configurez un téléphone, puis copiez cette configuration sur tous les autres.

Mode de scan Scan à valeur unique ; pour les articles comptés un par un, le Scan continu avec Récapitulation des analyses en double est une alternative
Résumer les quantités Activé, pour que chaque produit apparaisse une seule fois par fichier avec son total
En-tête de colonne du code-barres et En-tête de colonne de la quantité totale Article et Compté, ou les noms attendus par votre logiciel de comptabilité ou de gestion des stocks
Nom du fichier d'export Différent pour chaque téléphone, par exemple Inventaire_Telephone3, pour distinguer facilement les fichiers. À définir après avoir importé le fichier de réglages, qui l'écraserait
Fichier de réglages Exportez les réglages configurés dans un fichier .ds2 et importez-le sur chaque téléphone de comptage sous Paramètres d'importation/exportation
Format d'export CSV ou Excel, envoyé à une adresse de collecte unique

Étape par étape

  1. Planifiez les zones et les équipes Délimitez les zones sur un plan et attribuez chacune à une équipe dotée d'un téléphone. Étiquetez les articles sans code-barres avant le jour du comptage.
  2. Configurez les téléphones Configurez un téléphone, exportez le fichier de réglages et importez-le sur tous les autres sous Paramètres d'importation/exportation, pour que chaque fichier ait les mêmes colonnes.
  3. Comptez zone par zone Scannez chaque produit et saisissez la quantité. Vous pouvez d'abord scanner une étiquette de zone imprimée, qui sert de ligne de repère. Les téléphones fonctionnent hors ligne : chambres froides et sous-sols ne posent aucun problème.
  4. Exportez dès qu'une zone est terminée Chaque téléphone envoie son fichier à l'adresse de collecte une fois sa zone terminée, puis démarre un nouveau scan pour la zone suivante.
  5. Regroupez les fichiers Collez tous les fichiers dans une seule feuille et totalisez par code-barres avec un tableau croisé dynamique ou SOMME.SI. Comparez ensuite avec votre stock comptable et ajoutez les désignations et les valeurs dont vos comptes ont besoin.

Ce que vous obtenez

Avec Résumer les quantités activé, le fichier de chaque téléphone contient une ligne par produit :

Colonne Exemple de valeur Contenu
Article 4012345678901 Le code-barres du produit, sous le nom d'en-tête que vous avez choisi
Compté 36.0 Toutes les quantités saisies pour ce code-barres sur ce téléphone, additionnées, sous le nom d'en-tête que vous avez choisi
Nombre de balayages 3 Le nombre de fois où il a été scanné, par exemple sur trois étagères
Premier balayage 2026-12-31 08:05 Le moment où il a été compté pour la première fois
Dernière analyse 2026-12-31 10:47 Le moment où il a été compté pour la dernière fois

Sans récapitulation, chaque scan forme une ligne avec le code-barres, la quantité et l'horodatage, ce qui est utile si vous voulez voir chaque ligne de comptage individuelle.

Convient si…

  • La plupart de votre stock porte un code-barres, ou vous pouvez l'étiqueter avant le comptage.
  • Plusieurs personnes comptent en même temps et vous voulez leurs résultats sous forme de fichiers, pas sur papier.
  • Votre logiciel de gestion des stocks ou de comptabilité peut importer un CSV, ou vous finalisez la liste de stock dans un tableur.
  • Vous comptez dans des lieux avec peu ou pas de réseau.

Testez avant le jour du comptage

Comptez une étagère avec deux téléphones, regroupez les fichiers et vérifiez le résultat. L'essai gratuit inclut toutes les fonctionnalités.

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