Voorbeeldworkflow Inventaris

Hoe een bedrijf zijn voorraadopname aan het einde van het jaar met telefoons kan doen

Geef elk telteam een telefoon en een zone. Iedereen scant en typt aantallen, elke telefoon exporteert een eigen bestand en de bestanden komen samen in één spreadsheet.

Deze pagina laat zien hoe DataScan voor deze taak kan worden ingericht. Het is een illustratie, geen verslag over een specifieke klant. Alle codes en waarden op deze pagina zijn voorbeelden.

Gratis proefperiode van 7 dagen • iPhone, iPad en Android • Op elk moment opzegbaar
Magazijnmedewerker die met een iPhone de barcode van een doos in een palletstelling scant tijdens een voorraadopname aan het einde van het jaar

Het probleem

Aan het einde van het boekjaar moeten veel bedrijven alles tellen wat ze op voorraad hebben. In Duitsland verplicht § 240 van het Handelsgesetzbuch (HGB) kooplieden om aan het einde van elk boekjaar een inventaris op te stellen, en andere landen kennen vergelijkbare regels voor de jaarrekening.

De telling vindt meestal plaats op één of twee dagen, met extra hulpkrachten, tellijsten en een lange avond waarin de resultaten in een spreadsheet worden getypt. Handschrift wordt verkeerd gelezen, lijsten raken zoek en getallen worden twee keer of helemaal niet ingetypt.

Legt elke teller de barcode en het aantal rechtstreeks op een telefoon vast, dan verdwijnt de typstap. Wat overblijft, is de zones plannen, tellen en de bestanden samenvoegen.

De inrichting

De Enkele-waardescan legt per artikel barcode en aantal vast. Richt één telefoon in en kopieer die configuratie naar alle andere.

Scanmodus Enkele-waardescan; voor artikelen die u stuk voor stuk telt, is de Doorlopende scan met Dubbele scans samenvatten een alternatief
Hoeveelheden samenvatten Aan, zodat elk product per bestand één keer verschijnt met zijn totaal
Barcode kolomkop en Totale hoeveelheid Kolomkop Artikel en Geteld, of de namen die uw boekhoud- of voorraadsysteem verwacht
Naam exportbestand Per telefoon verschillend, zoals Voorraadopname_Telefoon3, zodat de bestanden makkelijk uit elkaar te houden zijn. Stel die in nadat u het instellingenbestand hebt geïmporteerd, want dat zou de naam overschrijven
Instellingenbestand Exporteer de ingerichte instellingen als .ds2-bestand en importeer dat op elke teltelefoon onder Instellingen voor importeren/exporteren
Exportformaat CSV of Excel, verstuurd naar één verzameladres

Stap voor stap

  1. Plan zones en teams Teken de zones in op een plattegrond en wijs elke zone toe aan een team met één telefoon. Label artikelen zonder barcode vóór de teldag.
  2. Richt de telefoons in Richt één telefoon in, exporteer het instellingenbestand en importeer het op alle andere onder Instellingen voor importeren/exporteren, zodat elk bestand dezelfde kolommen heeft.
  3. Tel zone voor zone Scan elk product en typ het aantal. Scan desgewenst eerst een geprint zonelabel als markeringsrij. De telefoons werken offline, dus koelcellen en kelders zijn geen probleem.
  4. Exporteer als een zone klaar is Elke telefoon stuurt zijn bestand naar het verzameladres zodra de zone klaar is en start daarna een nieuwe scan voor de volgende zone.
  5. Voeg de bestanden samen Plak alle bestanden in één blad en tel per barcode op met een draaitabel of SOM.ALS. Vergelijk daarna met uw boekvoorraad en voeg de artikelomschrijvingen en waarden toe die uw administratie nodig heeft.

Wat u eruit krijgt

Met Hoeveelheden samenvatten aan heeft het bestand van elke telefoon één rij per product:

Kolom Voorbeeldwaarde Wat erin staat
Artikel 4012345678901 De productbarcode, onder de kolomnaam die u hebt gekozen
Geteld 36.0 Alle voor deze barcode op deze telefoon getypte aantallen, opgeteld, onder de kopnaam die u hebt gekozen
Scantelling 3 Hoe vaak het is gescand, bijvoorbeeld op drie schappen
Eerste scan 2026-12-31 08:05 Wanneer het voor het eerst is geteld
Laatste scan 2026-12-31 10:47 Wanneer het voor het laatst is geteld

Zonder samenvatten is elke scan één rij met barcode, aantal en tijdstempel; handig als u elke afzonderlijke telregel wilt zien.

Past goed als…

  • Het grootste deel van uw voorraad heeft een barcode, of u kunt die vóór de telling labelen.
  • Meerdere mensen tellen tegelijk en u wilt hun resultaten als bestanden, niet op papier.
  • Uw voorraad- of boekhoudsysteem kan een CSV importeren, of u maakt de voorraadlijst af in een spreadsheet.
  • U telt op plekken met slecht of geen bereik.

Test het vóór de teldag

Tel één schap met twee telefoons, voeg de bestanden samen en controleer het resultaat. De gratis proefperiode bevat alle functies.

Gratis proefperiode van 7 dagen • iPhone, iPad en Android • Op elk moment opzegbaar