Exemplu de flux de lucru Inventar

Cum poate o firmă să facă inventarierea de sfârșit de an cu telefoane

Dați fiecărei echipe de numărare un telefon și o zonă. Toată lumea scanează și introduce cantități, fiecare telefon își exportă propriul fișier, iar fișierele se reunesc într-o singură foaie de calcul.

Această pagină arată cum poate fi configurat DataScan pentru această sarcină. Este o ilustrare, nu un raport despre un anumit client. Toate codurile și valorile de pe ea sunt exemple.

Descărcați și începeți proba gratuită
Probă gratuită de 7 zile • iPhone, iPad și Android • Anulați oricând
Angajat de depozit care scanează cu un iPhone codul de bare al unui carton dintr-un raft de paleți în timpul inventarierii de sfârșit de an

Problema

La sfârșitul exercițiului financiar, multe firme trebuie să numere tot ce dețin. În Germania, § 240 din Codul comercial (HGB) obligă comercianții să întocmească un inventar la sfârșitul fiecărui exercițiu financiar, iar alte țări au reguli similare pentru situațiile financiare anuale.

Numărarea are loc de obicei în una sau două zile, cu ajutoare suplimentare, liste de inventar și o seară lungă de tastare a rezultatelor într-o foaie de calcul. Scrisul de mână este citit greșit, listele se pierd, iar cifrele sunt tastate de două ori sau deloc.

Dacă fiecare persoană care numără înregistrează codul de bare și cantitatea direct pe un telefon, pasul de tastare dispare. Rămân planificarea zonelor, numărarea și combinarea fișierelor.

Configurarea

Scanare cu valoare unică înregistrează codul de bare și cantitatea pentru fiecare articol. Configurați un telefon, apoi copiați acea configurație pe toate celelalte.

Mod de scanare Scanare cu valoare unică; pentru articolele pe care le numărați unul câte unul, o alternativă este Scanare continuă cu Sumarizarea scanărilor duplicate
Rezumarea cantităților Pornit, astfel încât fiecare produs apare o singură dată per fișier, cu totalul său
Antet coloană cod de bare / Antetul coloanei Cantitate totală Articol și Numărat, sau numele pe care le așteaptă sistemul de contabilitate sau de inventar
Numele fișierului de export Diferit pentru fiecare telefon, de exemplu Inventar_Telefon3, ca fișierele să fie ușor de deosebit. Setați-l după importarea fișierului de setări, care l-ar suprascrie
Fișier de setări Exportați setările configurate ca fișier .ds2 și importați-l pe fiecare telefon de numărare la „Setări de import/export”
Format de export CSV sau Excel, trimis la o singură adresă de colectare

Pas cu pas

  1. Planificați zonele și echipele Desenați zonele pe un plan al spațiului și atribuiți fiecare zonă unei echipe cu un telefon. Etichetați înainte de ziua inventarierii articolele fără cod de bare.
  2. Configurați telefoanele Configurați un telefon, exportați fișierul de setări și importați-l pe toate celelalte la „Setări de import/export”, astfel încât fiecare fișier să aibă aceleași coloane.
  3. Numărați zonă cu zonă Scanați fiecare produs și introduceți cantitatea. Opțional, scanați mai întâi o etichetă de zonă tipărită, ca rând de reper. Telefoanele funcționează offline, deci camerele frigorifice și subsolurile nu sunt o problemă.
  4. Exportați când o zonă este gata Fiecare telefon își trimite fișierul la adresa de colectare când zona lui este terminată, apoi începe o scanare nouă pentru zona următoare.
  5. Combinați fișierele Lipiți toate fișierele într-o singură foaie și faceți totalul per cod de bare cu un tabel pivot sau cu SUMIF. Apoi comparați cu stocul scriptic și adăugați descrierile și valorile articolelor de care are nevoie contabilitatea.

Ce obțineți

Cu Rezumarea cantităților pornită, fișierul fiecărui telefon are un rând per produs:

Coloană Valoare exemplu Ce conține
Articol 4012345678901 Codul de bare al produsului, sub numele de antet ales de dumneavoastră
Numărat 36.0 Toate cantitățile introduse pentru acest cod de bare pe acest telefon, adunate, sub denumirea de antet aleasă de dumneavoastră
Numărătoarea scanării 3 De câte ori a fost scanat, de exemplu pe trei rafturi
Prima scanare 2026-12-31 08:05 Când a fost numărat prima dată
Ultima scanare 2026-12-31 10:47 Când a fost numărat ultima dată

Fără sumarizare, fiecare scanare este un rând cu cod de bare, cantitate și marcaj temporal, util dacă doriți să vedeți fiecare linie de numărare în parte.

Se potrivește dacă…

  • Majoritatea stocului are cod de bare sau îl puteți eticheta înainte de numărare.
  • Mai multe persoane numără în același timp și doriți rezultatele lor ca fișiere, nu pe hârtie.
  • Sistemul de inventar sau de contabilitate poate importa un CSV, sau finalizați lista de inventar într-o foaie de calcul.
  • Numărați în locuri cu semnal slab sau fără semnal.

Testați înainte de ziua inventarierii

Numărați un raft cu două telefoane, combinați fișierele și verificați rezultatul. Proba gratuită include toate funcțiile.

Începeți proba gratuită
Probă gratuită de 7 zile • iPhone, iPad și Android • Anulați oricând