Przykładowy proces Inwentaryzacja

Jak firma może przeprowadzić inwentaryzację na koniec roku telefonami

Każdy zespół liczący dostaje telefon i strefę. Wszyscy skanują i wpisują ilości, każdy telefon eksportuje własny plik, a pliki łączą się w jednym arkuszu.

Ta strona pokazuje, jak można skonfigurować DataScan do tego zadania. To ilustracja, a nie relacja o konkretnym kliencie. Wszystkie kody i wartości na tej stronie są przykładowe.

Pobierz i rozpocznij bezpłatny okres próbny
7-dniowy bezpłatny okres próbny • iPhone, iPad i Android • Anuluj w dowolnym momencie
Pracownik magazynu skanujący iPhone'em kod kreskowy kartonu na regale paletowym podczas inwentaryzacji na koniec roku

Problem

Na koniec roku obrotowego wiele firm musi policzyć wszystko, co posiada. W Niemczech § 240 kodeksu handlowego (HGB) zobowiązuje kupców do sporządzenia inwentarza na koniec każdego roku obrotowego, a inne kraje mają podobne przepisy dotyczące rocznych sprawozdań finansowych.

Spis zwykle odbywa się w ciągu jednego lub dwóch dni, z dodatkowymi pomocnikami, arkuszami spisowymi i długim wieczorem przepisywania wyników do arkusza kalkulacyjnego. Pismo ręczne bywa źle odczytane, arkusze giną, a liczby są wpisywane dwa razy albo wcale.

Jeśli każda osoba licząca zapisuje kod kreskowy i ilość bezpośrednio w telefonie, przepisywanie znika. Pozostaje zaplanowanie stref, liczenie i połączenie plików.

Konfiguracja

Skan pojedynczej wartości zapisuje kod kreskowy i ilość dla każdej pozycji. Wystarczy skonfigurować jeden telefon, a potem skopiować tę konfigurację na wszystkie pozostałe.

Tryb skanowania Skan pojedynczej wartości; dla pozycji liczonych sztuka po sztuce alternatywą jest Skan ciągły z Podsumowaniem zduplikowanych skanów
Podsumowanie ilości Włączone, aby każdy produkt występował w pliku raz, z sumą
Nagłówek kolumny z kodem kreskowym / Nagłówek kolumny Całkowita ilość Pozycja i Policzono albo nazwy, których oczekuje Państwa system księgowy lub magazynowy
Nazwa pliku eksportu Inna dla każdego telefonu, np. Inwentaryzacja_Telefon3, aby pliki łatwo było rozróżnić. Ustaw ją po zaimportowaniu pliku ustawień, który by ją nadpisał
Plik ustawień Wyeksportuj skonfigurowane ustawienia jako plik .ds2 i zaimportuj go na każdym telefonie do liczenia w opcji Ustawienia importu/eksportu
Format eksportu CSV lub Excel, wysyłany na jeden zbiorczy adres

Krok po kroku

  1. Zaplanuj strefy i zespoły Wyznacz strefy na planie pomieszczeń i przypisz każdą zespołowi z jednym telefonem. Pozycje bez kodu kreskowego oznacz przed dniem spisu.
  2. Skonfiguruj telefony Skonfiguruj jeden telefon, wyeksportuj plik ustawień i zaimportuj go na wszystkich pozostałych w opcji Ustawienia importu/eksportu, aby każdy plik miał te same kolumny.
  3. Licz strefa po strefie Zeskanuj każdy produkt i wpisz ilość. Opcjonalnie najpierw zeskanuj wydrukowaną etykietę strefy jako wiersz znacznika. Telefony działają offline, więc chłodnie i piwnice nie stanowią problemu.
  4. Eksportuj po zakończeniu strefy Każdy telefon wysyła swój plik na zbiorczy adres, gdy jego strefa jest gotowa, a potem rozpoczyna nowe skanowanie dla następnej strefy.
  5. Połącz pliki Wklej wszystkie pliki do jednego arkusza i zsumuj ilości według kodu kreskowego tabelą przestawną lub funkcją SUMIF. Następnie porównaj wynik ze stanem księgowym i dodaj opisy pozycji oraz wartości potrzebne w księgowości.

Co otrzymujesz

Przy włączonym Podsumowaniu ilości plik z każdego telefonu ma jeden wiersz na produkt:

Kolumna Przykładowa wartość Zawartość
Pozycja 4012345678901 Kod kreskowy produktu, pod wybraną przez Państwa nazwą nagłówka
Policzono 36.0 Suma wszystkich ilości wpisanych dla tego kodu kreskowego na tym telefonie, pod wybraną przez Państwa nazwą nagłówka
Liczba skanów 3 Ile razy go zeskanowano, na przykład na trzech półkach
Pierwsze skanowanie 2026-12-31 08:05 Kiedy został policzony po raz pierwszy
Ostatnie skanowanie 2026-12-31 10:47 Kiedy został policzony po raz ostatni

Bez podsumowania każdy skan to jeden wiersz z kodem kreskowym, ilością i znacznikiem czasu, co przydaje się, gdy chcą Państwo widzieć każdą pojedynczą pozycję spisu.

Sprawdzi się, jeśli…

  • Większość Państwa zapasów ma kod kreskowy albo można ją oznaczyć przed spisem.
  • Kilka osób liczy jednocześnie, a wyniki mają trafić jako pliki, nie na papierze.
  • Państwa system magazynowy lub księgowy potrafi zaimportować CSV albo dokończą Państwo listę inwentaryzacyjną w arkuszu kalkulacyjnym.
  • Liczą Państwo w miejscach ze słabym zasięgiem lub bez zasięgu.

Przetestuj przed dniem spisu

Policz jedną półkę dwoma telefonami, połącz pliki i sprawdź wynik. Bezpłatny okres próbny obejmuje wszystkie funkcje.

Rozpocznij bezpłatny okres próbny
7-dniowy bezpłatny okres próbny • iPhone, iPad i Android • Anuluj w dowolnym momencie