Exempel på arbetsflöde Inventering

Så kan ett företag göra sin årsinventering med telefoner

Ge varje räknelag en telefon och en zon. Alla skannar och skriver in antal, varje telefon exporterar sin egen fil och filerna slås ihop i ett kalkylark.

Den här sidan visar hur DataScan kan ställas in för den här uppgiften. Det är en illustration, inte en rapport om en specifik kund. Alla koder och värden på sidan är exempel.

Ladda ner och starta kostnadsfri provperiod
7 dagars kostnadsfri provperiod • iPhone, iPad och Android • Avsluta när som helst
Lageranställd som skannar en kartongstreckkod i ett pallställ med en iPhone under årsinventeringen

Problemet

Vid räkenskapsårets slut måste många företag räkna allt de har i lager. I Tyskland kräver § 240 i handelslagen (HGB) att köpmän upprättar en inventering vid slutet av varje räkenskapsår, och andra länder har liknande regler för årsbokslutet.

Inventeringen sker oftast under en eller två dagar, med extra hjälp, inventeringslistor och en lång kväll då resultaten knappas in i ett kalkylark. Handstil feltolkas, listor försvinner och siffror skrivs in två gånger eller inte alls.

Om varje räknare registrerar streckkod och antal direkt i en telefon försvinner inmatningssteget. Kvar blir att planera zonerna, räkna och slå ihop filerna.

Inställningarna

Enkelvärdesskanning registrerar streckkod och antal för varje artikel. Ställ in en telefon och kopiera sedan konfigurationen till alla andra.

Skanningsläge Enkelvärdesskanning; för artiklar som du räknar en och en är Kontinuerlig skanning med Sammanfatta duplicerade skanningar ett alternativ
Sammanfatta kvantiteter På, så att varje produkt visas en gång per fil med sin summa
Kolumnrubrik för streckkod och Kolumnrubrik Total kvantitet Artikel och Räknat, eller de namn som ditt bokförings- eller lagersystem förväntar sig
Exportfilnamn Olika per telefon, till exempel Inventering_Telefon3, så att filerna är lätta att skilja åt. Ställ in det efter att du har importerat inställningsfilen, som annars skulle skriva över det
Inställningsfil Exportera de färdiga inställningarna som en .ds2-fil och importera den på varje räknetelefon under Inställningar för import/export
Exportformat CSV eller Excel, skickat till en gemensam insamlingsadress

Steg för steg

  1. Planera zoner och lag Rita upp zonerna på en planritning och tilldela varje zon till ett lag med en telefon. Märk artiklar utan streckkod före inventeringsdagen.
  2. Ställ in telefonerna Ställ in en telefon, exportera inställningsfilen och importera den på alla andra under Inställningar för import/export, så att varje fil får samma kolumner.
  3. Räkna zon för zon Skanna varje produkt och skriv in antalet. Skanna gärna först en utskriven zonetikett som markeringsrad. Telefonerna fungerar offline, så kylrum och källare går bra.
  4. Exportera när en zon är klar Varje telefon skickar sin fil till insamlingsadressen när dess zon är klar och startar sedan en ny skanning för nästa zon.
  5. Slå ihop filerna Klistra in alla filer i ett blad och summera per streckkod med en pivottabell eller SUMMA.OM (SUMIF). Jämför sedan med bokfört lager och lägg till de artikelbeskrivningar och värden som bokföringen behöver.

Det här får du ut

Med Sammanfatta kvantiteter påslaget har varje telefons fil en rad per produkt:

Kolumn Exempelvärde Innehåll
Artikel 4012345678901 Produktens streckkod, under det rubriknamn du valde
Räknat 36.0 Alla antal som skrivits in för streckkoden på den här telefonen, summerade, under det rubriknamn du valt
Antal skanningar 3 Hur många gånger den skannades, till exempel på tre hyllor
Första skanningen 2026-12-31 08:05 När den räknades första gången
Senaste skanning 2026-12-31 10:47 När den räknades senast

Utan sammanfattning blir varje skanning en rad med streckkod, antal och tidsstämpel, vilket är användbart om du vill se varje enskild räknerad.

Passar bra om…

  • Det mesta av ditt lager har en streckkod, eller så kan du märka det före inventeringen.
  • Flera personer räknar samtidigt och du vill ha deras resultat som filer, inte på papper.
  • Ditt lager- eller bokföringssystem kan importera en CSV, eller så gör du klart inventeringslistan i ett kalkylark.
  • Du räknar på platser med dålig eller ingen mottagning.

Testa före inventeringsdagen

Räkna en hylla med två telefoner, slå ihop filerna och kontrollera resultatet. Den kostnadsfria provperioden innehåller alla funktioner.

Starta kostnadsfri provperiod
7 dagars kostnadsfri provperiod • iPhone, iPad och Android • Avsluta när som helst