Beispiel-Workflow Inventur

Wie ein Unternehmen seine Jahresinventur mit Smartphones durchführen kann

Jedes Zählteam erhält ein Smartphone und eine Zone. Alle scannen und tippen Mengen ein, jedes Smartphone exportiert seine eigene Datei, und die Dateien laufen in einer Tabelle zusammen.

Diese Seite zeigt, wie DataScan für diese Aufgabe eingerichtet werden kann. Sie ist eine Veranschaulichung, kein Bericht über einen bestimmten Kunden. Alle Codes und Werte darauf sind Beispiele.

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Lagermitarbeiter scannt bei der Jahresinventur mit einem iPhone den Barcode eines Kartons im Palettenregal

Das Problem

Zum Ende des Geschäftsjahres müssen viele Unternehmen alles zählen, was sie auf Lager haben. In Deutschland verpflichtet § 240 HGB Kaufleute, zum Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufzustellen, und andere Länder haben ähnliche Regeln für den Jahresabschluss.

Gezählt wird meist an ein oder zwei Tagen, mit zusätzlichen Helfern, Zähllisten und einem langen Abend, an dem die Ergebnisse in eine Tabelle getippt werden. Handschrift wird falsch gelesen, Listen gehen verloren, und Zahlen werden doppelt oder gar nicht erfasst.

Erfasst jede zählende Person Barcode und Menge direkt auf einem Smartphone, entfällt das Abtippen. Übrig bleiben die Planung der Zonen, das Zählen und das Zusammenführen der Dateien.

Die Einrichtung

Der Einzelwert-Scan erfasst für jeden Artikel Barcode und Menge. Richten Sie ein Smartphone ein und übertragen Sie diese Konfiguration auf alle anderen.

Scan-Modus Einzelwert-Scan; für Artikel, die Sie Stück für Stück zählen, ist der Kontinuierliche Scan mit „Doppelte Scans zusammenfassen“ eine Alternative
Mengen zusammenfassen Eingeschaltet, damit jedes Produkt pro Datei einmal mit seiner Summe erscheint
Barcode- und Gesamtmenge-Spaltenkopf Artikel und Gezählt, oder die Namen, die Ihr Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssystem erwartet
Name der Exportdatei Je Smartphone unterschiedlich, etwa Inventur_Geraet3, damit sich die Dateien leicht unterscheiden lassen. Legen Sie ihn fest, nachdem Sie die Einstellungsdatei importiert haben, da diese ihn überschreiben würde
Einstellungsdatei Die konfigurierten Einstellungen als .ds2-Datei exportieren und auf jedem Zählgerät unter „Einstellungen importieren/exportieren“ importieren
Exportformat CSV oder Excel, an eine gemeinsame Sammeladresse gesendet

Schritt für Schritt

  1. Zonen und Teams planen Zeichnen Sie die Zonen in einen Grundriss ein und weisen Sie jede einem Team mit einem Smartphone zu. Etikettieren Sie Artikel ohne Barcode vor dem Zähltag.
  2. Die Smartphones einrichten Richten Sie ein Smartphone ein, exportieren Sie die Einstellungsdatei und importieren Sie sie auf allen anderen unter „Einstellungen importieren/exportieren“, damit jede Datei dieselben Spalten hat.
  3. Zone für Zone zählen Scannen Sie jedes Produkt und tippen Sie die Menge ein. Scannen Sie optional zuerst ein gedrucktes Zonenetikett als Markierungszeile. Die Smartphones arbeiten offline, Kühlräume und Keller sind also kein Problem.
  4. Exportieren, wenn eine Zone fertig ist Jedes Smartphone sendet seine Datei an die Sammeladresse, sobald seine Zone fertig ist, und startet dann einen neuen Scan für die nächste Zone.
  5. Die Dateien zusammenführen Fügen Sie alle Dateien in ein Tabellenblatt ein und summieren Sie je Barcode mit einer Pivot-Tabelle oder SUMMEWENN. Vergleichen Sie dann mit dem Buchbestand und ergänzen Sie die Artikelbezeichnungen und Werte, die Ihre Buchhaltung braucht.

Was Sie am Ende erhalten

Mit „Mengen zusammenfassen“ enthält die Datei jedes Smartphones eine Zeile pro Produkt:

Spalte Beispielwert Inhalt
Artikel 4012345678901 Der Produkt-Barcode, unter dem von Ihnen gewählten Spaltennamen
Gezählt 36.0 Alle auf diesem Smartphone für diesen Barcode eingetippten Mengen, addiert, unter dem von Ihnen gewählten Spaltennamen
Scan-Anzahl 3 Wie oft er gescannt wurde, zum Beispiel in drei Regalen
Erster Scan 2026-12-31 08:05 Wann er zuerst gezählt wurde
Letzter Scan 2026-12-31 10:47 Wann er zuletzt gezählt wurde

Ohne Zusammenfassung ist jeder Scan eine Zeile mit Barcode, Menge und Zeitstempel. Das ist nützlich, wenn Sie jede einzelne Zählposition sehen möchten.

Passt gut, wenn…

  • Der Großteil Ihres Bestands trägt einen Barcode, oder Sie können ihn vor der Zählung etikettieren.
  • Mehrere Personen zählen gleichzeitig, und Sie möchten ihre Ergebnisse als Dateien statt auf Papier.
  • Ihr Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssystem kann eine CSV importieren, oder Sie stellen die Bestandsliste in einer Tabelle fertig.
  • Sie zählen an Orten mit schlechtem oder keinem Empfang.

Testen Sie es vor dem Zähltag

Zählen Sie ein Regal mit zwei Smartphones, führen Sie die Dateien zusammen und prüfen Sie das Ergebnis. Die kostenlose Testphase umfasst alle Funktionen.

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