उदाहरण वर्कफ़्लो इन्वेंट्री

एक व्यवसाय अपना वर्ष-अंत स्टॉक-टेक फ़ोन से कैसे कर सकता है

गिनती करने वाली हर टीम को एक फ़ोन और एक ज़ोन दें। हर कोई स्कैन करता है और मात्राएँ टाइप करता है, हर फ़ोन अपनी फ़ाइल एक्सपोर्ट करता है, और फ़ाइलें एक स्प्रेडशीट में एक साथ आ जाती हैं।

यह पृष्ठ दिखाता है कि इस कार्य के लिए DataScan को कैसे सेट किया जा सकता है। यह एक उदाहरण है, किसी विशिष्ट ग्राहक के बारे में रिपोर्ट नहीं। इस पर दिए गए सभी कोड और मान उदाहरण हैं।

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वर्ष-अंत स्टॉक-टेक के दौरान iPhone से पैलेट रैक पर रखे कार्टन का बारकोड स्कैन करता हुआ गोदाम कर्मचारी

समस्या

वित्तीय वर्ष के अंत में कई व्यवसायों को अपने पास मौजूद हर चीज़ गिननी पड़ती है। जर्मनी में वाणिज्यिक संहिता (HGB) की § 240 व्यापारियों से हर वित्तीय वर्ष के अंत में इन्वेंट्री तैयार करने की अपेक्षा करती है, और अन्य देशों में भी वार्षिक लेखों के लिए इसी तरह के नियम हैं।

गिनती आमतौर पर एक या दो दिन में होती है, अतिरिक्त सहायकों, गिनती शीटों और परिणामों को स्प्रेडशीट में टाइप करने की एक लंबी शाम के साथ। हस्तलेख ग़लत पढ़ा जाता है, शीटें खो जाती हैं, और संख्याएँ दो बार टाइप होती हैं या बिल्कुल नहीं।

यदि हर गिनने वाला बारकोड और मात्रा सीधे फ़ोन पर दर्ज करे, तो टाइपिंग का चरण ख़त्म हो जाता है। बचता है ज़ोन की योजना, गिनती, और फ़ाइलों को मिलाना।

सेटअप

एकल मान स्कैन हर वस्तु के लिए बारकोड और मात्रा दर्ज करता है। एक फ़ोन सेट करें, फिर वह कॉन्फ़िगरेशन बाक़ी सभी पर कॉपी करें।

स्कैन मोड एकल मान स्कैन; जिन वस्तुओं को आप एक-एक करके गिनते हैं उनके लिए "डुप्लिकेट स्कैन का सारांश" के साथ निरंतर स्कैन एक विकल्प है
मात्राओं का सारांश चालू, ताकि हर उत्पाद प्रति फ़ाइल अपने योग के साथ एक बार आए
बारकोड कॉलम हेडर और कुल मात्रा कॉलम शीर्षक वस्तु और गिना गया, या वे नाम जिनकी आपका लेखा या इन्वेंट्री सिस्टम अपेक्षा करता है
एक्सपोर्ट फ़ाइल का नाम हर फ़ोन पर अलग, जैसे Stocktake_Phone3, ताकि फ़ाइलें आसानी से पहचानी जा सकें। इसे सेटिंग्स फ़ाइल इम्पोर्ट करने के बाद सेट करें, क्योंकि वह इसे अधिलेखित कर देगी
सेटिंग्स फ़ाइल कॉन्फ़िगर की गई सेटिंग्स को .ds2 फ़ाइल के रूप में एक्सपोर्ट करें और गिनती करने वाले हर फ़ोन पर "सेटिंग्स आयात/निर्यात" में इम्पोर्ट करें
एक्सपोर्ट फ़ॉर्मेट CSV या Excel, एक संग्रह पते पर भेजी गई

चरण दर चरण

  1. ज़ोन और टीमों की योजना बनाएँ फ़्लोर प्लान पर ज़ोन बनाएँ और हर ज़ोन एक फ़ोन वाली एक टीम को सौंपें। बिना बारकोड वाली वस्तुओं पर गिनती के दिन से पहले लेबल लगा दें।
  2. फ़ोन कॉन्फ़िगर करें एक फ़ोन सेट करें, सेटिंग्स फ़ाइल एक्सपोर्ट करें और उसे बाक़ी सभी पर "सेटिंग्स आयात/निर्यात" में इम्पोर्ट करें, ताकि हर फ़ाइल में एक जैसे कॉलम हों।
  3. ज़ोन दर ज़ोन गिनें हर उत्पाद स्कैन करें और मात्रा टाइप करें। चाहें तो मार्कर पंक्ति के रूप में पहले एक छपा हुआ ज़ोन लेबल स्कैन करें। फ़ोन ऑफ़लाइन काम करते हैं, इसलिए कोल्ड स्टोर और बेसमेंट में भी कोई दिक़्क़त नहीं।
  4. ज़ोन पूरा होने पर एक्सपोर्ट करें हर फ़ोन अपना ज़ोन पूरा होने पर अपनी फ़ाइल संग्रह पते पर भेजता है, फिर अगले ज़ोन के लिए नया स्कैन शुरू करता है।
  5. फ़ाइलें मिलाएँ सभी फ़ाइलें एक शीट में चिपकाएँ और पिवट टेबल या SUMIF से प्रति बारकोड योग निकालें। फिर अपने बही स्टॉक से तुलना करें और वे वस्तु विवरण और मूल्य जोड़ें जिनकी आपके लेखों को ज़रूरत है।

आपको क्या मिलता है

"मात्राओं का सारांश" चालू होने पर हर फ़ोन की फ़ाइल में प्रति उत्पाद एक पंक्ति होती है:

कॉलम उदाहरण मान इसमें क्या है
वस्तु 4012345678901 उत्पाद का बारकोड, आपके चुने हुए हेडर नाम के नीचे
गिना गया 36.0 इस फ़ोन पर इस बारकोड के लिए टाइप की गई सभी मात्राओं का जोड़, आपके चुने हुए हेडर नाम के नीचे
स्कैन गिनती 3 यह कितनी बार स्कैन हुआ, उदाहरण के लिए तीन शेल्फ़ों पर
पहला स्कैन 2026-12-31 08:05 इसे पहली बार कब गिना गया
अंतिम स्कैन 2026-12-31 10:47 इसे आख़िरी बार कब गिना गया

सारांश के बिना हर स्कैन एक पंक्ति है जिसमें बारकोड, मात्रा और टाइमस्टैम्प होते हैं, जो तब उपयोगी है जब आप गिनती की हर अलग पंक्ति देखना चाहते हैं।

यह अच्छी तरह फ़िट बैठता है, यदि…

  • आपके अधिकांश स्टॉक पर बारकोड है, या आप गिनती से पहले उस पर लेबल लगा सकते हैं।
  • कई लोग एक साथ गिनते हैं और आप उनके परिणाम काग़ज़ पर नहीं, फ़ाइलों के रूप में चाहते हैं।
  • आपका इन्वेंट्री या लेखा सिस्टम CSV इम्पोर्ट कर सकता है, या आप स्टॉक सूची स्प्रेडशीट में पूरी करते हैं।
  • आप कमज़ोर या बिना सिग्नल वाली जगहों पर गिनती करते हैं।

गिनती के दिन से पहले इसे परखें

दो फ़ोन से एक शेल्फ़ गिनें, फ़ाइलें मिलाएँ और परिणाम जाँचें। निःशुल्क ट्रायल में हर सुविधा शामिल है।

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