Esimerkkityönkulku Inventaario

Miten yritys voi tehdä tilinpäätösinventaarion puhelimilla

Anna jokaiselle laskentatiimille puhelin ja alue. Kaikki skannaavat ja kirjoittavat määrät, jokainen puhelin vie oman tiedostonsa, ja tiedostot yhdistetään yhteen taulukkoon.

Tällä sivulla näytetään, miten DataScanin voi määrittää tähän tehtävään. Kyse on havainnollistuksesta, ei raportista tietystä asiakkaasta. Kaikki sivun koodit ja arvot ovat esimerkkejä.

Lataa ja aloita maksuton kokeilu
7 päivän maksuton kokeilu • iPhone, iPad ja Android • Peruuta milloin tahansa
Varastotyöntekijä skannaa laatikon viivakoodin kuormalavahyllystä iPhonella tilinpäätösinventaariossa

Ongelma

Tilikauden lopussa monen yrityksen on laskettava kaikki hallussaan oleva varasto. Saksassa kauppalain (HGB) 240 § velvoittaa kauppiaat laatimaan inventaarion jokaisen tilikauden lopussa, ja muissa maissa on vastaavia sääntöjä tilinpäätöstä varten.

Laskenta tehdään yleensä yhtenä tai kahtena päivänä lisäapulaisten, laskentalomakkeiden ja pitkän illan kanssa, jonka aikana tulokset näppäillään taulukkoon. Käsialaa luetaan väärin, lomakkeita katoaa, ja lukuja kirjoitetaan kahteen kertaan tai ei ollenkaan.

Jos jokainen laskija kirjaa viivakoodin ja määrän suoraan puhelimeen, näppäilyvaihe katoaa. Jäljelle jää alueiden suunnittelu, laskeminen ja tiedostojen yhdistäminen.

Asetukset

Yksittäisarvon skannaus kirjaa jokaisesta tuotteesta viivakoodin ja määrän. Määritä yksi puhelin ja kopioi sitten sen asetukset kaikkiin muihin.

Skannaustila Yksittäisarvon skannaus; yksitellen laskettaville tuotteille vaihtoehto on Jatkuva skannaus ja Yhteenveto päällekkäisistä skannauksista
Yhteenveto määristä Päällä, jotta jokainen tuote näkyy tiedostossa kerran kokonaismääränsä kanssa
Viivakoodisarakkeen otsikko ja Kokonaismäärä sarakkeen otsikko Tuote ja Laskettu, tai nimet, joita kirjanpito- tai varastojärjestelmäsi odottaa
Vientitiedoston nimi Eri jokaisessa puhelimessa, esimerkiksi Inventaario_Puhelin3, jotta tiedostot on helppo erottaa. Aseta se asetustiedoston tuomisen jälkeen, koska asetustiedosto korvaisi sen
Asetustiedosto Vie määritetyt asetukset .ds2-tiedostona ja tuo se jokaiseen laskentapuhelimeen kohdassa Tuo/vie asetukset
Vientimuoto CSV tai Excel, lähetettynä yhteen keräysosoitteeseen

Vaihe vaiheelta

  1. Suunnittele alueet ja tiimit Piirrä alueet pohjapiirrokseen ja anna jokainen alue tiimille, jolla on yksi puhelin. Merkitse viivakoodittomat tuotteet ennen laskentapäivää.
  2. Määritä puhelimet Määritä yksi puhelin, vie asetustiedosto ja tuo se kaikkiin muihin kohdassa Tuo/vie asetukset, jotta jokaisessa tiedostossa on samat sarakkeet.
  3. Laske alue kerrallaan Skannaa jokainen tuote ja kirjoita määrä. Voit halutessasi skannata ensin tulostetun aluetarran merkkiriviksi. Puhelimet toimivat offline-tilassa, joten kylmävarastot ja kellarit eivät ole ongelma.
  4. Vie, kun alue on valmis Jokainen puhelin lähettää tiedostonsa keräysosoitteeseen, kun sen alue on valmis, ja aloittaa sitten uuden skannauksen seuraavaa aluetta varten.
  5. Yhdistä tiedostot Liitä kaikki tiedostot yhteen taulukkoon ja laske summat viivakoodeittain pivot-taulukolla tai SUMMA.JOS-funktiolla. Vertaa sitten kirjanpidon varastoon ja lisää tilinpäätöksen tarvitsemat tuotekuvaukset ja arvot.

Mitä saat tulokseksi

Kun Yhteenveto määristä on päällä, jokaisen puhelimen tiedostossa on yksi rivi tuotetta kohden:

Sarake Esimerkkiarvo Mitä se sisältää
Tuote 4012345678901 Tuotteen viivakoodi valitsemallasi otsikkonimellä
Laskettu 36.0 Kaikki tälle viivakoodille tässä puhelimessa kirjoitetut määrät yhteenlaskettuina, valitsemallasi otsikolla
Skannauksen määrä 3 Kuinka monta kertaa se skannattiin, esimerkiksi kolmessa hyllyssä
Ensimmäinen skannaus 2026-12-31 08:05 Milloin se laskettiin ensimmäisen kerran
Viimeisin skannaus 2026-12-31 10:47 Milloin se laskettiin viimeksi

Ilman yhteenvetoa jokainen skannaus on yksi rivi, jossa on viivakoodi, määrä ja aikaleima. Tämä on hyödyllistä, jos haluat nähdä jokaisen yksittäisen laskentarivin.

Sopii hyvin, jos…

  • Suurimmassa osassa varastoasi on viivakoodi, tai voit merkitä sen ennen laskentaa.
  • Useat henkilöt laskevat samaan aikaan ja haluat heidän tuloksensa tiedostoina, et paperilla.
  • Varasto- tai kirjanpitojärjestelmäsi voi tuoda CSV-tiedoston, tai viimeistelet varastoluettelon taulukossa.
  • Lasket paikoissa, joissa on heikko kenttä tai ei kenttää lainkaan.

Testaa ennen laskentapäivää

Laske yksi hylly kahdella puhelimella, yhdistä tiedostot ja tarkista tulos. Maksuton kokeilu sisältää kaikki ominaisuudet.

Aloita maksuton kokeilu
7 päivän maksuton kokeilu • iPhone, iPad ja Android • Peruuta milloin tahansa