Ejemplo de flujo de trabajo Inventario

Cómo una empresa puede hacer su inventario de cierre de ejercicio con teléfonos

Dé a cada equipo de recuento un teléfono y una zona. Todos escanean y escriben cantidades, cada teléfono exporta su propio archivo y los archivos se reúnen en una sola hoja de cálculo.

Esta página muestra cómo se puede configurar DataScan para esta tarea. Es una ilustración, no un informe sobre un cliente concreto. Todos los códigos y valores que aparecen son ejemplos.

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Empleado de almacén escaneando con un iPhone el código de barras de una caja en una estantería de palés durante el inventario de cierre de ejercicio

El problema

Al cierre del ejercicio, muchas empresas tienen que contar todo lo que tienen. En Alemania, el § 240 del Código de Comercio (HGB) obliga a los comerciantes a elaborar un inventario al final de cada ejercicio, y otros países tienen normas similares para sus cuentas anuales.

El recuento suele hacerse en uno o dos días, con ayudantes adicionales, hojas de recuento y una larga tarde tecleando los resultados en una hoja de cálculo. La letra se lee mal, se pierden hojas y hay números que se teclean dos veces o ninguna.

Si cada contador registra el código de barras y la cantidad directamente en un teléfono, el paso de teclear desaparece. Lo que queda es planificar las zonas, contar y combinar los archivos.

La configuración

El Escaneo de valor único registra el código de barras y la cantidad de cada artículo. Configure un teléfono y copie después esa configuración a todos los demás.

Modo de escaneo Escaneo de valor único; para los artículos que cuenta uno a uno, el Escaneo continuo con Resumir exploraciones duplicadas es una alternativa
Resumir cantidades Activado, para que cada producto aparezca una sola vez por archivo con su total
Encabezado de columna de código de barras y Cantidad total Cabecera de columna Artículo y Contado, o los nombres que espere su sistema contable o de inventario
Nombre del archivo de exportación Distinto en cada teléfono, como Inventario_Telefono3, para distinguir fácilmente los archivos. Defínalo después de importar el archivo de ajustes, que lo sobrescribiría
Archivo de ajustes Exporte los ajustes configurados como archivo .ds2 e impórtelo en cada teléfono de recuento en Configuración de importación/exportación
Formato de exportación CSV o Excel, enviado a una única dirección de recogida

Paso a paso

  1. Planifique zonas y equipos Dibuje las zonas en un plano y asigne cada una a un equipo con un teléfono. Etiquete los artículos sin código de barras antes del día del recuento.
  2. Configure los teléfonos Configure un teléfono, exporte el archivo de ajustes e impórtelo en todos los demás en Configuración de importación/exportación, para que todos los archivos tengan las mismas columnas.
  3. Cuente zona por zona Escanee cada producto y escriba la cantidad. Si lo desea, escanee primero una etiqueta de zona impresa como fila de referencia. Los teléfonos funcionan sin conexión, así que las cámaras frigoríficas y los sótanos no son problema.
  4. Exporte al terminar cada zona Cada teléfono envía su archivo a la dirección de recogida cuando termina su zona y después inicia un nuevo escaneo para la siguiente.
  5. Combine los archivos Pegue todos los archivos en una hoja y totalice por código de barras con una tabla dinámica o SUMAR.SI. Compare después con sus existencias contables y añada las descripciones de artículo y los valores que necesiten sus cuentas.

Lo que obtiene

Con Resumir cantidades activado, el archivo de cada teléfono tiene una fila por producto:

Columna Valor de ejemplo Qué contiene
Artículo 4012345678901 El código de barras del producto, con el nombre de encabezado que haya elegido
Contado 36.0 Todas las cantidades escritas para este código de barras en este teléfono, sumadas, con el nombre de encabezado que eligió
Recuento de escaneos 3 Cuántas veces se escaneó, por ejemplo en tres estantes
Primera exploración 2026-12-31 08:05 Cuándo se contó por primera vez
Última exploración 2026-12-31 10:47 Cuándo se contó por última vez

Sin resumir, cada escaneo es una fila con código de barras, cantidad y marca de tiempo, lo que resulta útil si quiere ver cada línea de recuento individual.

Encaja bien si…

  • La mayor parte de sus existencias lleva código de barras, o puede etiquetarla antes del recuento.
  • Varias personas cuentan a la vez y quiere sus resultados en archivos, no en papel.
  • Su sistema de inventario o contable puede importar un CSV, o usted completa la lista de existencias en una hoja de cálculo.
  • Cuenta en lugares con poca o ninguna cobertura.

Pruébelo antes del día del recuento

Cuente un estante con dos teléfonos, combine los archivos y compruebe el resultado. La prueba gratuita incluye todas las funciones.

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