Приклад робочого процесу Інвентаризація

Як бізнес може провести річну інвентаризацію за допомогою телефонів

Дайте кожній лічильній групі телефон і зону. Усі сканують і вводять кількості, кожен телефон експортує власний файл, і файли збираються в одну таблицю.

Ця сторінка показує, як можна налаштувати DataScan для цього завдання. Це ілюстрація, а не звіт про конкретного клієнта. Усі коди та значення на ній наведено як приклади.

7-денний безкоштовний пробний період • iPhone, iPad та Android • Скасування будь-коли
Працівник складу сканує iPhone штрихкод коробки на палетному стелажі під час річної інвентаризації

Проблема

Наприкінці фінансового року багато компаній мають порахувати все, що в них є. У Німеччині § 240 Торгового кодексу (HGB) зобов’язує комерсантів складати інвентарний опис наприкінці кожного фінансового року, і в інших країнах діють подібні правила для річної звітності.

Підрахунок зазвичай триває один-два дні, з додатковими помічниками, лічильними листами та довгим вечором введення результатів у таблицю. Почерк читають неправильно, листи губляться, а числа вводять двічі або не вводять зовсім.

Якщо кожен лічильник записує штрихкод і кількість прямо в телефоні, крок ручного введення зникає. Лишається спланувати зони, порахувати й об’єднати файли.

Налаштування

Режим «Сканування одного значення» записує штрихкод і кількість для кожного товару. Налаштуйте один телефон, потім скопіюйте цю конфігурацію на всі інші.

Режим сканування Сканування одного значення; для товарів, які рахуєте поштучно, альтернатива — «Безперервне сканування» з «Підсумовування дублікатів сканів»
Підсумуйте кількість Увімкнено, щоб кожен товар з’являвся у файлі один раз зі своїм підсумком
«Заголовок стовпчика штрих-коду» і «Загальна кількість Заголовок стовпчика» Товар і Пораховано, або назви, яких очікує ваша бухгалтерська система чи система обліку запасів
Ім’я файлу експорту Різне для кожного телефона, наприклад Інвентаризація_Телефон3, щоб файли було легко розрізнити. Задайте його після імпорту файлу налаштувань, бо той би його перезаписав
Файл налаштувань Експортуйте налаштування як файл .ds2 й імпортуйте його на кожному лічильному телефоні в розділі «Налаштування імпорту/експорту»
Формат експорту CSV або Excel, надіслані на одну спільну адресу

Крок за кроком

  1. Сплануйте зони та групи Позначте зони на плані приміщення й призначте кожну групі з одним телефоном. Промаркуйте товари без штрихкоду до дня підрахунку.
  2. Налаштуйте телефони Налаштуйте один телефон, експортуйте файл налаштувань та імпортуйте його на всіх інших у розділі «Налаштування імпорту/експорту», щоб кожен файл мав однакові стовпці.
  3. Рахуйте зону за зоною Скануйте кожен товар і вводьте кількість. За бажанням спершу відскануйте надруковану етикетку зони як рядок-позначку. Телефони працюють офлайн, тож холодильні камери й підвали — не проблема.
  4. Експортуйте, коли зону завершено Кожен телефон надсилає свій файл на спільну адресу, коли його зону завершено, а потім починає нове сканування для наступної зони.
  5. Об’єднайте файли Вставте всі файли в один аркуш і підсумуйте за кожним штрихкодом зведеною таблицею або SUMIF. Потім порівняйте з обліковими залишками й додайте описи товарів і вартості, потрібні для вашої звітності.

Що ви отримуєте

Коли «Підсумуйте кількість» увімкнено, файл кожного телефона має один рядок на товар:

Стовпець Приклад значення Що містить
Товар 4012345678901 Штрихкод товару під обраною вами назвою заголовка
Підраховано 36.0 Усі введені для цього штрихкоду кількості на цьому телефоні, складені разом, під обраною вами назвою заголовка
Кількість сканувань 3 Скільки разів його було відскановано, наприклад на трьох полицях
Перше сканування 2026-12-31 08:05 Коли його було порахувано вперше
Останнє сканування 2026-12-31 10:47 Коли його було порахувано востаннє

Без підсумовування кожне сканування — це один рядок зі штрихкодом, кількістю та відміткою часу; це корисно, якщо ви хочете бачити кожен окремий рядок підрахунку.

Добре підходить, якщо…

  • Більшість ваших запасів має штрихкод, або ви можете промаркувати їх до підрахунку.
  • Кілька людей рахують одночасно, і ви хочете отримати їхні результати як файли, а не на папері.
  • Ваша система обліку запасів чи бухгалтерська система може імпортувати CSV, або ви доопрацьовуєте інвентарний список у таблиці.
  • Ви рахуєте в місцях зі слабким сигналом або без нього.

Перевірте все до дня підрахунку

Порахуйте одну полицю двома телефонами, об’єднайте файли й перевірте результат. Безкоштовний пробний період включає всі функції.

7-денний безкоштовний пробний період • iPhone, iPad та Android • Скасування будь-коли