Voorbeeldworkflow Onderwijs

Hoe een school aan het einde van het jaar Chromebooks en iPads van leerlingen kan innemen

Scan de laadkar en daarna elk apparaat dat erin gaat. De telefoon toont van wie het apparaat is, en een vergelijking van de export met uw apparatenlijst laat zien welke apparaten nog niet terug zijn.

Deze pagina laat zien hoe DataScan voor deze taak kan worden ingericht. Het is een illustratie, geen verslag over een specifieke klant. Alle codes en waarden op deze pagina zijn voorbeelden.

Gratis proefperiode van 7 dagen • iPhone, iPad en Android • Op elk moment opzegbaar
IT-medewerker van een school die met een iPhone het barcodelabel op een laptop in een laadkar scant

Het probleem

Aan het einde van het schooljaar komen er binnen een paar dagen honderden leerlingapparaten terug. Ze komen in golven binnen, klas voor klas, vaak ingeleverd door leerlingen die in gedachten al op vakantie zijn. Ze afvinken op een geprinte lijst is traag, en de lijst is zelden volledig wanneer u hem nodig hebt.

De vragen achteraf zijn altijd dezelfde: welke apparaten zijn terug, in welke kar zit elk apparaat, en wie heeft er nog een thuis? Elk apparaat heeft al een activalabel of een barcode met het serienummer. Die scannen op weg naar de kar beantwoordt die vragen zonder typwerk.

De inrichting

De Één-op-veel scan koppelt elk apparaat aan de kar waarin het gaat. De apparatenlijst van de school, geïmporteerd in de Opzoekscan, voegt de toegewezen leerling en klas aan de export toe; op iPhone en iPad toont een pop-up na elke scan ook de leerling.

Scanmodus Één-op-veel scan, submodus Een-op-veel (groepen)
Label primaire en secundaire streepjescode Kar en Apparaat
Primaire en secundaire kolomkop Kar en Apparaat
Opzoekgegevens Apparatenlijst als CSV met komma's: eerst het activalabel, dan Leerling, Klas, Serienummer
Kruisverwijzingen inschakelen Aan: op iPhone en iPad toont een pop-up na elke apparaatscan de naam van de leerling uit de tweede CSV-kolom
Kruisverwijzing met opzoekgegevens Aan, zodat Leerling, Klas en Serienummer aan de export worden toegevoegd
Labels Eén geprinte code per kar (CART-01, CART-02, …); apparaten houden hun bestaande activalabels
Barcodetypes De typen op uw karren en activalabels, bijvoorbeeld Code 128 en QR

Stap voor stap

  1. Importeer de apparatenlijst Exporteer de apparaattoewijzingen uit uw apparaatbeheer of inventarisspreadsheet als CSV, met eerst het activalabel en daarna de naam van de leerling, en importeer die in de Opzoekscan op elke telefoon die u voor de inname gebruikt.
  2. Scan de kar Open de Één-op-veel scan en scan de code op de kar die wordt gevuld.
  3. Scan elk apparaat dat erin gaat Elke scan koppelt het apparaat aan de kar, en de export voegt de leerling en klas uit de apparatenlijst toe. Op iPhone en iPad toont een pop-up de leerling ook direct na de scan, zodat u het apparaat ter plekke kunt controleren.
  4. Ga door naar de volgende kar Is een kar vol, tik dan op Nieuw en scan de code van de volgende kar.
  5. Vind wat ontbreekt Exporteer de sessie als CSV of Excel. Zoek in de spreadsheet elk label van de apparatenlijst op in de export: apparaten zonder treffer zijn nog niet terug, en de kolommen Leerling en Klas vertellen u wie u moet benaderen.

Wat u eruit krijgt

Elk apparaat dat in een kar is gescand, wordt één rij, met de gegevens uit de apparatenlijst erachter:

Kolom Voorbeeldwaarde Wat erin staat
Kar CART-07 De karcode die als eerste is gescand
Apparaat SD-2024-0318 Het activalabel van elk apparaat dat erin is geplaatst
Tijdstempel 2026-06-24 11:32 Wanneer het apparaat is gescand
Secundair Leerling Voorbeeldleerling Uit de apparatenlijst, met het voorvoegsel Secundair
Secundair Klas 8B Verdere kolommen van de lijst volgen in de volgorde van de CSV

Kolommen met het voorvoegsel Primair volgen direct na Tijdstempel en blijven leeg voor karcodes; verwijder ze in de spreadsheet.

Past goed als…

  • De apparaten van uw leerlingen hebben een activalabel of een barcode met het serienummer.
  • U kunt de apparaattoewijzingen als CSV-bestand exporteren.
  • Apparaten worden ingenomen in karren, dozen of kasten die u kunt labelen.
  • U wilt snel weten welke apparaten nog niet terug zijn en bij wie ze horen.

Probeer het met één kar

Importeer uw apparatenlijst, scan één kar en een paar apparaten en controleer de export. De gratis proefperiode bevat alle functies.

Gratis proefperiode van 7 dagen • iPhone, iPad en Android • Op elk moment opzegbaar