Exemple de flux de travail Enseignement

Comment un établissement peut collecter les Chromebooks et iPads des élèves en fin d'année

Scannez le chariot de recharge, puis chaque appareil qui y est rangé. Le téléphone indique à qui appartient l'appareil, et la comparaison de l'export avec votre liste d'appareils montre lesquels manquent encore.

Cette page montre comment DataScan peut être configuré pour cette tâche. Il s'agit d'une illustration, et non du compte rendu d'un client précis. Tous les codes et toutes les valeurs indiqués sont des exemples.

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Membre du service informatique d'un établissement scannant avec un iPhone l'étiquette d'inventaire d'un ordinateur portable dans un chariot de recharge

Le problème

En fin d'année scolaire, des centaines d'appareils d'élèves reviennent en quelques jours. Ils arrivent par vagues, classe par classe, souvent rendus par des élèves qui pensent déjà aux vacances. Les cocher sur une liste imprimée est lent, et la liste est rarement complète au moment où on en a besoin.

Les questions qui suivent sont toujours les mêmes : quels appareils sont revenus, dans quel chariot se trouve chacun, et qui en a encore un chez lui ? Chaque appareil porte déjà une étiquette d'inventaire ou un code-barres de numéro de série. Le scanner au moment où il entre dans le chariot répond à ces questions sans rien taper.

La configuration

Le Scan un-vers-plusieurs associe chaque appareil au chariot dans lequel il est rangé. La liste des appareils de l'établissement, importée dans le Scan de consultation, ajoute l'élève attributaire et la classe à l'export ; sur iPhone et iPad, une fenêtre contextuelle affiche aussi l'élève après chaque scan.

Mode de scan Scan un-vers-plusieurs, sous-mode Un à plusieurs (groupes)
Étiquette de code-barres primaire et secondaire Chariot et Appareil
En-tête de colonne primaire et secondaire Chariot et Appareil
Données de référence La liste des appareils au format CSV séparé par des virgules : l'étiquette d'inventaire d'abord, puis Élève, Classe, N° de série
Activer la référence croisée Activé : sur iPhone et iPad, une fenêtre contextuelle affiche le nom de l'élève issu de la deuxième colonne du CSV après chaque scan d'appareil
Renvoi à des données de référence Activé, pour que Élève, Classe et N° de série soient ajoutés à l'export
Étiquettes Un code imprimé par chariot (CART-01, CART-02, …) ; les appareils gardent leurs étiquettes d'inventaire existantes
Types de codes-barres Les types présents sur vos chariots et vos étiquettes d'inventaire, par exemple Code 128 et QR

Étape par étape

  1. Importez la liste des appareils Exportez les attributions d'appareils depuis votre outil de gestion des appareils ou votre tableur d'inventaire en CSV, l'étiquette d'inventaire d'abord et le nom de l'élève ensuite, et importez-le dans le Scan de consultation sur chaque téléphone utilisé pour la collecte.
  2. Scannez le chariot Ouvrez le Scan un-vers-plusieurs et scannez le code du chariot en cours de remplissage.
  3. Scannez chaque appareil au moment où il est rangé Chaque scan associe l'appareil au chariot, et l'export ajoute l'élève et la classe issus de la liste des appareils. Sur iPhone et iPad, une fenêtre contextuelle affiche aussi l'élève juste après le scan : vous pouvez vérifier l'appareil sur place.
  4. Passez au chariot suivant Quand un chariot est plein, touchez Nouveau Chariot et scannez le code du chariot suivant.
  5. Repérez ce qui manque Exportez la session en CSV ou Excel. Dans le tableur, recherchez chaque étiquette de la liste des appareils dans l'export : les appareils sans correspondance ne sont pas encore rendus, et les colonnes Élève et Classe vous indiquent qui contacter.

Ce que vous obtenez

Chaque appareil scanné dans un chariot devient une ligne, complétée par les informations de la liste des appareils :

Colonne Exemple de valeur Contenu
Chariot CART-07 Le code du chariot scanné en premier
Appareil SD-2024-0318 L'étiquette d'inventaire de chaque appareil qui y est rangé
Horodatage 2026-06-24 11:32 Le moment où l'appareil a été scanné
Secondaire Élève Élève Exemple Issu de la liste des appareils, précédé du préfixe Secondaire
Secondaire Classe 4e B Les autres colonnes de la liste suivent dans l'ordre du CSV

Les colonnes précédées du préfixe Primaire suivent directement l'Horodatage et restent vides pour les codes de chariots ; supprimez-les dans le tableur.

Convient si…

  • Les appareils de vos élèves portent une étiquette d'inventaire ou un code-barres de numéro de série.
  • Vous pouvez exporter les attributions d'appareils dans un fichier CSV.
  • Les appareils sont collectés dans des chariots, des boîtes ou des étagères que vous pouvez étiqueter.
  • Vous voulez savoir rapidement quels appareils manquent encore et à qui ils appartiennent.

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