Voorbeeldworkflow Gezondheidszorg

Hoe een praktijk haar voorraadkamer kan tellen en een bestellijst kan versturen

Scan elk product op het schap, typ hoeveel er staan en stuur de lijst naar inkoop. Het bestand toont bij elke regel de productnaam en het aantal.

Deze pagina laat zien hoe DataScan voor deze taak kan worden ingericht. Het is een illustratie, geen verslag over een specifieke klant. Alle codes en waarden op deze pagina zijn voorbeelden.

Gratis proefperiode van 7 dagen • iPhone, iPad en Android • Op elk moment opzegbaar
Medewerker in zorgkleding die met een iPhone een doos met voorraad scant in een voorraadkamer

Het probleem

Handschoenen, verbandmiddelen, spuiten en testkits raken op het slechtste moment op. In veel praktijken en klinieken wordt de voorraadkamer op het oog gecontroleerd, is de bestellijst een briefje op de deur en moet degene die bestelt raden welke maat of variant er bedoeld was.

Regelmatig tellen lost dat op, maar tellen op papier betekent productnamen met de hand opschrijven en de lijst voor de bestelling opnieuw typen. Kleine verschillen tussen vergelijkbare producten gaan onderweg verloren.

Elke verpakking heeft al een barcode die precies het product aanduidt. Die scannen en het aantal op het schap typen maakt van de telling een schone lijst waar inkoop direct mee kan werken.

De inrichting

De Enkele-waardescan legt elke barcode vast met het aantal dat u typt. Een optionele productlijst toont na elke scan de productnaam en voegt die toe aan het bestand.

Scanmodus Enkele-waardescan
Hoeveelheid Invoerlabel Op schap, of Bestelaantal als u vastlegt wat er besteld moet worden
Totale hoeveelheid Kolomkop Op schap
Opzoekgegevens (optioneel) Uw productlijst als CSV met komma's: eerst de barcode, dan productnaam, artikelnummer, leverancier
Kruisverwijzingen inschakelen Aan, zodat na elke scan de productnaam wordt getoond
Kruisverwijzing met opzoekgegevens Aan, zodat productnaam, artikelnummer en leverancier aan de export worden toegevoegd
Hoeveelheden samenvatten Aan, zodat een product dat op twee plekken ligt, één keer verschijnt met zijn totaal
E-mail Standaard ontvanger ingesteld op inkoop, met de naam van de ruimte in het onderwerp

Stap voor stap

  1. Importeer de productlijst Exporteer uw productlijst uit uw bestelsysteem of spreadsheet als CSV met de barcode eerst, en importeer die in de Opzoekscan.
  2. Tel schap voor schap Open de Enkele-waardescan, scan elk product en typ het aantal op het schap. Na elke scan wordt de productnaam getoond, zodat u maat en variant gaandeweg bevestigt.
  3. Controleer de lijst De scanlijst toont elke regel met het doorlopende totaal. Een per ongeluk gescande regel verwijdert u met een veeg en scant u opnieuw.
  4. Stuur de lijst naar inkoop Exporteer de telling als CSV of Excel en verstuur die per e-mail naar de vooraf ingestelde ontvanger, of sla die op in Bestanden.
  5. Bestel vanuit het bestand Inkoop sorteert het bestand op leverancier en vergelijkt de aantallen in de spreadsheet met de minimumvoorraad om de bestelling samen te stellen.

Wat u eruit krijgt

Met Hoeveelheden samenvatten en kruisverwijzing aan wordt elk product één rij:

Kolom Voorbeeldwaarde Wat erin staat
Barcode 04046719303511 De productbarcode van de verpakking
Op schap 12.0 Alle voor dit product getypte aantallen, opgeteld, onder de kopnaam die u hebt gekozen
Scantelling 2 Hoe vaak het product is gescand
Eerste scan 2026-03-14 08:10 Wanneer het product voor het eerst is geteld
Laatste scan 2026-03-14 08:24 Wanneer het voor het laatst is geteld
Productnaam Nitril handschoenen, maat M Uit uw productlijst; verdere kolommen van uw lijst volgen

De kolommen van de productlijst dragen de kolomnamen van uw eigen CSV, bijvoorbeeld Artikelnr en Leverancier.

Past goed als…

  • Uw voorraad heeft barcodes van de fabrikant, zoals de meeste medische verbruiksartikelen.
  • U telt de voorraadkamer regelmatig en bestelt op basis van de telling.
  • Inkoop werkt met een spreadsheet of kan een CSV-bestand importeren.
  • U wilt productnamen en aantallen in één bestand, zonder typwerk.

Tel deze week één kast

Importeer uw productlijst, tel één kast en stuur het bestand naar inkoop. De gratis proefperiode bevat alle functies.

Gratis proefperiode van 7 dagen • iPhone, iPad en Android • Op elk moment opzegbaar