Ejemplo de flujo de trabajo Sanidad

Cómo una clínica puede contar su almacén de material y enviar una lista de reposición

Escanee cada producto del estante, escriba cuántos hay y envíe la lista a compras. El archivo muestra el nombre del producto y la cantidad en cada línea.

Esta página muestra cómo se puede configurar DataScan para esta tarea. Es una ilustración, no un informe sobre un cliente concreto. Todos los códigos y valores que aparecen son ejemplos.

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Empleada de una clínica con uniforme sanitario escaneando una caja de material con un iPhone en el almacén

El problema

Los guantes, los apósitos, las jeringas y los kits de pruebas se agotan en el peor momento. En muchas consultas y clínicas, el almacén se revisa a ojo, la lista de reposición es una nota en la puerta y quien hace el pedido tiene que adivinar qué talla o variante se quería decir.

Un recuento periódico lo soluciona, pero contar en papel obliga a escribir a mano los nombres de los productos y a teclear de nuevo la lista para el pedido. Las pequeñas diferencias entre productos parecidos se pierden por el camino.

Cada envase ya lleva un código de barras que identifica el producto exacto. Escanearlo y escribir la cantidad del estante convierte el recuento en una lista limpia con la que compras puede trabajar directamente.

La configuración

El Escaneo de valor único registra cada código de barras con la cantidad que escribe. Una lista de productos opcional muestra el nombre del producto tras cada escaneo y lo añade al archivo.

Modo de escaneo Escaneo de valor único
Cantidad Etiqueta de entrada En estante, o Cant. a pedir si registra lo que hay que reponer
Cantidad total Cabecera de columna En estante
Datos de búsqueda (opcional) Su lista de productos como CSV separado por comas: primero el código de barras, después el nombre del producto, la referencia y el proveedor
Activar referencias cruzadas Activado, para que el nombre del producto se muestre tras cada escaneo
Referencia cruzada con datos de búsqueda Activado, para que el nombre del producto, la referencia y el proveedor se añadan a la exportación
Resumir cantidades Activado, para que un producto guardado en dos sitios aparezca una sola vez con su total
Correo electrónico Destinatario por defecto configurado como compras, con el nombre de la sala en el asunto

Paso a paso

  1. Importe la lista de productos Exporte su lista de productos desde su sistema de pedidos o su hoja de cálculo como CSV con el código de barras primero, e impórtela en el Escaneo de búsqueda.
  2. Cuente estante por estante Abra el Escaneo de valor único, escanee cada producto y escriba la cantidad del estante. El nombre del producto se muestra tras cada escaneo, así que confirma la talla y la variante sobre la marcha.
  3. Revise la lista La lista de escaneos muestra cada línea con el total acumulado. Una línea escaneada por error se elimina deslizando el dedo y se vuelve a escanear.
  4. Envíela a compras Exporte el recuento como CSV o Excel y envíelo por correo electrónico al destinatario predefinido, o guárdelo en Archivos.
  5. Haga el pedido a partir del archivo Compras ordena el archivo por proveedor y compara las cantidades con el stock mínimo en la hoja de cálculo para preparar el pedido.

Lo que obtiene

Con Resumir cantidades y la referencia cruzada activados, cada producto se convierte en una fila:

Columna Valor de ejemplo Qué contiene
Código de barras 04046719303511 El código de barras del producto en el envase
En estante 12.0 Todas las cantidades escritas para este producto, sumadas, con el nombre de encabezado que eligió
Recuento de escaneos 2 Cuántas veces se escaneó el producto
Primera exploración 2026-03-14 08:10 Cuándo se contó el producto por primera vez
Última exploración 2026-03-14 08:24 Cuándo se contó por última vez
Nombre del producto Guantes de nitrilo, talla M De su lista de productos; siguen las demás columnas de su lista

Las columnas de la lista de productos llevan los nombres de encabezado de su propio CSV, por ejemplo Referencia y Proveedor.

Encaja bien si…

  • Su material lleva códigos de barras del fabricante, como la mayoría de los consumibles sanitarios.
  • Cuenta el almacén con regularidad y hace los pedidos a partir del recuento.
  • Compras trabaja con una hoja de cálculo o puede importar un archivo CSV.
  • Quiere los nombres de los productos y las cantidades en un solo archivo, sin teclear.

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