Beispiel-Workflow Gesundheitswesen

Wie eine Praxis ihr Bedarfslager zählen und eine Bestellliste senden kann

Jedes Produkt im Regal scannen, eintippen, wie viele da sind, und die Liste an den Einkauf senden. Die Datei zeigt zu jeder Zeile den Produktnamen und die Menge.

Diese Seite zeigt, wie DataScan für diese Aufgabe eingerichtet werden kann. Sie ist eine Veranschaulichung, kein Bericht über einen bestimmten Kunden. Alle Codes und Werte darauf sind Beispiele.

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Praxismitarbeiterin in Arbeitskleidung scannt im Lagerraum mit einem iPhone eine Verbrauchsmaterial-Packung

Das Problem

Handschuhe, Verbandmaterial, Spritzen und Testkits gehen im ungünstigsten Moment aus. In vielen Praxen und Kliniken wird das Lager nach Augenmaß geprüft, die Bestellliste ist ein Zettel an der Tür, und wer bestellt, muss raten, welche Größe oder Variante gemeint war.

Eine regelmäßige Zählung löst das, doch auf Papier bedeutet Zählen, Produktnamen von Hand zu schreiben und die Liste für die Bestellung erneut abzutippen. Kleine Unterschiede zwischen ähnlichen Produkten gehen dabei verloren.

Jede Packung trägt bereits einen Barcode, der das genaue Produkt kennzeichnet. Ihn zu scannen und die Menge im Regal einzutippen, macht aus der Zählung eine saubere Liste, mit der der Einkauf direkt arbeiten kann.

Die Einrichtung

Der Einzelwert-Scan erfasst jeden Barcode mit der eingetippten Menge. Eine optionale Produktliste zeigt nach jedem Scan den Produktnamen an und ergänzt ihn in der Datei.

Scan-Modus Einzelwert-Scan
Mengeneingabe-Label Im Regal, oder Bestellmenge, wenn Sie erfassen, was nachbestellt werden soll
Gesamtmenge-Spaltenkopf Im Regal
Nachschlagedaten (optional) Ihre Produktliste als kommagetrennte CSV: zuerst der Barcode, dann Produktname, Artikelnummer, Lieferant
Querverweise aktivieren Eingeschaltet, damit nach jedem Scan der Produktname angezeigt wird
Mit Nachschlagedaten abgleichen Eingeschaltet, damit Produktname, Artikelnummer und Lieferant dem Export hinzugefügt werden
Mengen zusammenfassen Eingeschaltet, damit ein Produkt, das an zwei Stellen lagert, einmal mit seiner Summe erscheint
E-Mail Standard-Empfänger auf den Einkauf gesetzt, mit dem Raumnamen im Betreff

Schritt für Schritt

  1. Die Produktliste importieren Exportieren Sie Ihre Produktliste aus Ihrem Bestellsystem oder Ihrer Tabelle als CSV mit dem Barcode zuerst und importieren Sie sie im Nachschlage-Scan.
  2. Regal für Regal zählen Öffnen Sie den Einzelwert-Scan, scannen Sie jedes Produkt und tippen Sie die Menge im Regal ein. Nach jedem Scan wird der Produktname angezeigt, so bestätigen Sie Größe und Variante gleich mit.
  3. Die Liste prüfen Die Scan-Liste zeigt jede Zeile mit der laufenden Summe. Eine versehentlich gescannte Zeile wird mit einem Wisch entfernt und neu gescannt.
  4. An den Einkauf senden Exportieren Sie die Zählung als CSV oder Excel und senden Sie sie per E-Mail an den voreingestellten Empfänger, oder sichern Sie sie in „Dateien“.
  5. Aus der Datei bestellen Der Einkauf sortiert die Datei nach Lieferant und vergleicht die Mengen in der Tabelle mit dem Mindestbestand, um die Bestellung zu erstellen.

Was Sie am Ende erhalten

Mit „Mengen zusammenfassen“ und eingeschaltetem Abgleich wird jedes Produkt zu einer Zeile:

Spalte Beispielwert Inhalt
Barcode 04046719303511 Der Produkt-Barcode von der Packung
Im Regal 12.0 Alle für dieses Produkt eingetippten Mengen, addiert, unter dem von Ihnen gewählten Spaltennamen
Scan-Anzahl 2 Wie oft das Produkt gescannt wurde
Erster Scan 2026-03-14 08:10 Wann das Produkt zuerst gezählt wurde
Letzter Scan 2026-03-14 08:24 Wann es zuletzt gezählt wurde
Produktname Nitrilhandschuhe, Größe M Aus Ihrer Produktliste; weitere Spalten Ihrer Liste folgen

Die Spalten der Produktliste tragen die Spaltennamen Ihrer eigenen CSV, zum Beispiel Artikelnummer und Lieferant.

Passt gut, wenn…

  • Ihr Bedarf trägt Hersteller-Barcodes, wie die meisten medizinischen Verbrauchsmaterialien.
  • Sie zählen das Lager regelmäßig und bestellen anhand der Zählung.
  • Der Einkauf arbeitet mit einer Tabelle oder kann eine CSV-Datei importieren.
  • Sie möchten Produktnamen und Mengen in einer Datei, ohne zu tippen.

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