Exemplo de fluxo de trabalho Eventos

Como um organizador de eventos pode registar a entrada dos participantes lendo os bilhetes

Carregue a lista de inscrições em cada telemóvel, leia cada bilhete ou crachá à porta e veja o nome do participante. Depois do evento exporta uma lista de entradas com todos os dados de inscrição.

Esta página mostra como o DataScan pode ser configurado para esta tarefa. É uma ilustração, não um relato sobre um cliente específico. Todos os códigos e valores apresentados são exemplos.

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Organizador de eventos a ler o crachá de um participante para registar a entrada numa feira

O problema

Na enchente da abertura, a equipa procura nomes em listas impressas, risca-os com uma caneta e tenta ao mesmo tempo decifrar caligrafias. A fila cresce e, no fim, ninguém sabe exatamente quem veio, porque as listas riscadas são difíceis de contar e ainda mais difíceis de passar a limpo.

A maioria das ferramentas de inscrição já consegue colocar um código QR único em cada bilhete ou crachá e exportar a lista de participantes em CSV. O que falta em muitos eventos de pequena e média dimensão é uma forma simples de ler esses códigos à porta sem alugar equipamento de check-in dedicado.

A configuração

A Leitura contínua regista cada bilhete com data e hora. A lista de inscrições é importada na Leitura com pesquisa, pelo que cada leitura mostra o nome do participante e a exportação traz todos os dados de inscrição.

Modo de leitura Leitura contínua
Cabeçalho de coluna de código de barras Bilhete
Dados de pesquisa Exportação das inscrições como CSV separado por vírgulas: primeiro o código do bilhete, depois Nome, Empresa, Tipo de bilhete
Importação dos dados de pesquisa A partir de um URL com atualização diária, para que as inscrições tardias cheguem aos telemóveis antes de cada dia do evento
Ativar a referência cruzada Ativado: após cada leitura, um popup mostra o nome do participante
Referência cruzada com dados de pesquisa Ativado, para que Nome, Empresa e Tipo de bilhete sejam acrescentados à exportação
Evitar análises duplicadas Ativado, para que um bilhete mostrado à câmara duas vezes seguidas fique registado uma só vez
Tipos de códigos de barras QR, para que outros códigos em crachás ou cartazes sejam ignorados

Passo a passo

  1. Exporte a lista de inscrições Exporte os participantes da sua ferramenta de inscrição como CSV, com o código do bilhete na primeira coluna e o nome na segunda.
  2. Carregue-a em todos os telemóveis de entrada Importe o ficheiro na Leitura com pesquisa em cada dispositivo, ou importe-o a partir de um URL com atualização diária para que as inscrições tardias cheguem sozinhas todos os dias.
  3. Leia à porta Abra a Leitura contínua e leia cada bilhete ou crachá, em papel ou no ecrã do telemóvel do participante. O popup mostra o nome do participante.
  4. Exporte depois do evento Envie a sessão de cada dispositivo como CSV ou Excel por e-mail, para Ficheiros ou por SFTP.
  5. Junte e conte Cole os ficheiros de todas as portas numa só folha. As linhas são a sua lista de presenças; compará-la com a exportação das inscrições mostra quem faltou.

O que obtém

Cada bilhete lido passa a ser uma linha, com os dados de inscrição acrescentados:

Coluna Valor de exemplo O que contém
Bilhete EVT-2026-00417 O código do bilhete ou do crachá
Carimbo de data/hora 2026-11-12 08:47 Hora da leitura à porta
Nome Participante Exemplo Da sua lista de inscrições
Empresa Exemplo, Lda. Outras colunas do seu CSV, pela mesma ordem
Tipo de bilhete Passe de dois dias Qualquer outra coluna que tenha incluído na importação

As colunas de pesquisa têm os nomes de cabeçalho do seu CSV, pelo que a lista de entradas se lê exatamente como a sua exportação de inscrições.

Adequa-se bem se…

  • Os seus bilhetes ou crachás têm um código QR ou código de barras com um identificador único.
  • A sua ferramenta de inscrição consegue exportar a lista de participantes em CSV.
  • Quer uma lista limpa de quem entrou por cada porta, com nomes e tipos de bilhete.
  • O local tem Wi-Fi ou rede móvel fraca à entrada.

Teste antes do seu próximo evento

Importe uma lista de participantes de exemplo, leia três bilhetes de teste e verifique a exportação. A avaliação gratuita inclui todas as funcionalidades.

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