उदाहरण वर्कफ़्लो इवेंट

एक इवेंट आयोजक टिकट स्कैन करके उपस्थित लोगों का चेक-इन कैसे कर सकता है

पंजीकरण सूची हर फ़ोन पर लोड करें, दरवाज़े पर हर टिकट या बैज स्कैन करें और उपस्थित व्यक्ति का नाम देखें। इवेंट के बाद आप सभी पंजीकरण विवरणों के साथ एक चेक-इन सूची एक्सपोर्ट करते हैं।

यह पृष्ठ दिखाता है कि इस कार्य के लिए DataScan को कैसे सेट किया जा सकता है। यह एक उदाहरण है, किसी विशिष्ट ग्राहक के बारे में रिपोर्ट नहीं। इस पर दिए गए सभी कोड और मान उदाहरण हैं।

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व्यापार मेले के प्रवेश द्वार पर चेक-इन के लिए उपस्थित व्यक्ति का बैज स्कैन करता हुआ इवेंट आयोजक

समस्या

शुरुआती भीड़ में छपी सूचियाँ लिए स्टाफ़ नाम खोजता है, उन्हें पेन से काटता है और साथ ही हस्तलेख पढ़ने की कोशिश करता है। क़तार बढ़ती जाती है, और बाद में किसी को ठीक-ठीक पता नहीं होता कि कौन आया, क्योंकि कटी हुई सूचियाँ गिनना कठिन है और उन्हें टाइप करना और भी कठिन।

अधिकांश पंजीकरण उपकरण पहले से हर टिकट या बैज पर एक अनूठा QR कोड लगा सकते हैं और उपस्थित लोगों की सूची CSV के रूप में एक्सपोर्ट कर सकते हैं। कई छोटे और मध्यम आकार के इवेंट में जो कमी है, वह है समर्पित चेक-इन हार्डवेयर किराये पर लिए बिना दरवाज़े पर उन कोडों को स्कैन करने का एक सरल तरीक़ा।

सेटअप

निरंतर स्कैन हर टिकट को टाइमस्टैम्प के साथ दर्ज करता है। पंजीकरण सूची लुकअप स्कैन में इम्पोर्ट की जाती है, इसलिए हर स्कैन उपस्थित व्यक्ति का नाम दिखाता है और एक्सपोर्ट में सभी पंजीकरण विवरण होते हैं।

स्कैन मोड निरंतर स्कैन
बारकोड कॉलम हेडर टिकट
लुकअप डेटा अल्पविराम से अलग की गई CSV के रूप में पंजीकरण एक्सपोर्ट: पहले टिकट कोड, फिर नाम, कंपनी, टिकट प्रकार
लुकअप इम्पोर्ट दैनिक रिफ़्रेश वाले URL से, ताकि देर से हुए पंजीकरण हर इवेंट दिवस से पहले फ़ोनों तक पहुँच जाएँ
क्रॉस-रेफरेंस सक्षम करें चालू: हर स्कैन के बाद एक पॉपअप उपस्थित व्यक्ति का नाम दिखाता है
लुकअप डेटा के साथ क्रॉस-रेफरेंस चालू, ताकि नाम, कंपनी और टिकट प्रकार एक्सपोर्ट में जुड़ें
डुप्लिकेट स्कैन रोकें चालू, ताकि कैमरे के सामने लगातार दो बार रखा गया टिकट एक बार दर्ज हो
बारकोड प्रकार QR, ताकि बैज या पोस्टर पर मौजूद अन्य कोड अनदेखे हों

चरण दर चरण

  1. पंजीकरण सूची एक्सपोर्ट करें अपने पंजीकरण उपकरण से उपस्थित लोगों को CSV के रूप में एक्सपोर्ट करें, जिसमें पहले कॉलम में टिकट कोड और दूसरे में नाम हो।
  2. इसे हर चेक-इन फ़ोन पर लोड करें हर डिवाइस पर फ़ाइल को लुकअप स्कैन में इम्पोर्ट करें, या दैनिक रिफ़्रेश वाले URL से इम्पोर्ट करें ताकि देर से हुए पंजीकरण हर दिन अपने आप पहुँच जाएँ।
  3. दरवाज़े पर स्कैन करें निरंतर स्कैन खोलें और हर टिकट या बैज स्कैन करें, काग़ज़ पर हो या उपस्थित व्यक्ति के फ़ोन की स्क्रीन पर। पॉपअप उपस्थित व्यक्ति का नाम दिखाता है।
  4. इवेंट के बाद एक्सपोर्ट करें हर डिवाइस का सत्र CSV या Excel के रूप में ईमेल से, Files में या SFTP से भेजें।
  5. मिलाएँ और गिनें सभी दरवाज़ों की फ़ाइलें एक शीट में चिपकाएँ। पंक्तियाँ आपकी उपस्थिति सूची हैं; पंजीकरण एक्सपोर्ट से इसकी तुलना दिखाती है कि कौन नहीं आया।

आपको क्या मिलता है

हर स्कैन किया गया टिकट एक पंक्ति बन जाता है, पंजीकरण विवरण जोड़े जाते हैं:

कॉलम उदाहरण मान इसमें क्या है
टिकट EVT-2026-00417 टिकट या बैज पर बना कोड
टाइमस्टैम्प 2026-11-12 08:47 दरवाज़े पर स्कैन का समय
नाम उदाहरण उपस्थित व्यक्ति आपकी पंजीकरण सूची से
कंपनी उदाहरण प्रा. लि. आपकी CSV के आगे के कॉलम, उसी क्रम में
टिकट प्रकार दो-दिवसीय पास इम्पोर्ट में शामिल कोई भी अन्य कॉलम

लुकअप कॉलम आपकी CSV के हेडर नाम रखते हैं, इसलिए चेक-इन सूची ठीक आपके पंजीकरण एक्सपोर्ट की तरह पढ़ी जाती है।

यह अच्छी तरह फ़िट बैठता है, यदि…

  • आपके टिकट या बैज पर अनूठी ID वाला QR कोड या बारकोड है।
  • आपका पंजीकरण उपकरण उपस्थित लोगों की सूची CSV के रूप में एक्सपोर्ट कर सकता है।
  • आप नामों और टिकट प्रकारों के साथ इस बात की साफ़ सूची चाहते हैं कि हर दरवाज़े से कौन आया।
  • स्थल के प्रवेश द्वार पर Wi-Fi या मोबाइल सिग्नल कमज़ोर है।

अपने अगले इवेंट से पहले इसे परखें

उपस्थित लोगों की एक नमूना सूची इम्पोर्ट करें, तीन परीक्षण टिकट स्कैन करें और एक्सपोर्ट जाँचें। निःशुल्क ट्रायल में हर सुविधा शामिल है।

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