Exemplu de flux de lucru Evenimente

Cum poate un organizator de evenimente să facă check-in-ul participanților scanând biletele

Încărcați lista de înregistrări pe fiecare telefon, scanați la intrare fiecare bilet sau ecuson și vedeți numele participantului. După eveniment exportați o listă de check-in cu toate datele de înregistrare.

Această pagină arată cum poate fi configurat DataScan pentru această sarcină. Este o ilustrare, nu un raport despre un anumit client. Toate codurile și valorile de pe ea sunt exemple.

Descărcați și începeți proba gratuită
Probă gratuită de 7 zile • iPhone, iPad și Android • Anulați oricând
Organizator de evenimente care scanează ecusonul unui participant la check-in, la intrarea într-un târg

Problema

La aglomerația de la deschidere, personalul cu liste tipărite caută nume, le taie cu pixul și încearcă în același timp să descifreze scrisul de mână. Coada crește, iar după eveniment nimeni nu știe exact cine a venit, pentru că listele tăiate sunt greu de numărat și și mai greu de tastat.

Majoritatea instrumentelor de înregistrare pot deja să pună un cod QR unic pe fiecare bilet sau ecuson și să exporte lista participanților ca CSV. Ce lipsește la multe evenimente mici și mijlocii este o metodă simplă de a scana aceste coduri la intrare, fără a închiria hardware dedicat pentru check-in.

Configurarea

Scanare continuă înregistrează fiecare bilet cu marcaj temporal. Lista de înregistrări este importată în Scanare cu căutare, astfel încât fiecare scanare arată numele participantului, iar exportul conține toate datele de înregistrare.

Mod de scanare Scanare continuă
Antet coloană cod de bare Bilet
Date de consultare Exportul înregistrărilor ca fișier CSV separat prin virgule: întâi codul biletului, apoi Nume, Companie, Tip bilet
Importul datelor de consultare De la un URL cu actualizare zilnică, astfel încât înregistrările târzii ajung pe telefoane înainte de fiecare zi a evenimentului
Activarea referințelor încrucișate Pornit: după fiecare scanare, o fereastră pop-up arată numele participantului
Referințe încrucișate cu datele de căutare Pornit, astfel încât Nume, Companie și Tip bilet sunt adăugate în export
Prevenirea scanărilor duplicate Pornit, astfel încât un bilet ținut de două ori la rând în fața camerei este înregistrat o singură dată
Tipuri de coduri de bare QR, astfel încât celelalte coduri de pe ecusoane sau afișe sunt ignorate

Pas cu pas

  1. Exportați lista de înregistrări Exportați participanții din instrumentul de înregistrare ca CSV, cu codul biletului în prima coloană și numele în a doua.
  2. Încărcați-o pe fiecare telefon de check-in Importați fișierul în Scanare cu căutare pe fiecare dispozitiv sau importați-l de la un URL cu actualizare zilnică, astfel încât înregistrările târzii sosesc singure în fiecare zi.
  3. Scanați la intrare Deschideți Scanare continuă și scanați fiecare bilet sau ecuson, pe hârtie sau pe ecranul telefonului participantului. Fereastra pop-up arată numele participantului.
  4. Exportați după eveniment Trimiteți sesiunea fiecărui dispozitiv ca CSV sau Excel prin e-mail, în Fișiere sau prin SFTP.
  5. Combinați și numărați Lipiți fișierele de la toate intrările într-o singură foaie. Rândurile sunt lista de prezență; comparația cu exportul înregistrărilor arată cine nu a venit.

Ce obțineți

Fiecare bilet scanat devine un rând, cu datele de înregistrare adăugate:

Coloană Valoare exemplu Ce conține
Bilet EVT-2026-00417 Codul de pe bilet sau ecuson
Marcaj temporal 2026-11-12 08:47 Ora scanării la intrare
Nume Participant Exemplu Din lista dumneavoastră de înregistrări
Companie Exemplu SRL Celelalte coloane din CSV, în aceeași ordine
Tip bilet Abonament de două zile Orice altă coloană pe care ați inclus-o în import

Coloanele de consultare poartă numele de antet din CSV-ul dumneavoastră, așa că lista de check-in se citește exact ca exportul înregistrărilor.

Se potrivește dacă…

  • Biletele sau ecusoanele au un cod QR sau un cod de bare cu un ID unic.
  • Instrumentul de înregistrare poate exporta lista participanților ca CSV.
  • Doriți o listă curată a celor care au intrat pe fiecare ușă, cu nume și tipuri de bilete.
  • Locația are semnal Wi-Fi sau mobil slab la intrare.

Testați înainte de următorul eveniment

Importați o listă de participanți de probă, scanați trei bilete de test și verificați exportul. Proba gratuită include toate funcțiile.

Începeți proba gratuită
Probă gratuită de 7 zile • iPhone, iPad și Android • Anulați oricând