Esimerkkityönkulku Tapahtumat

Miten tapahtumanjärjestäjä voi kirjata osallistujat sisään skannaamalla liput

Lataa ilmoittautumisluettelo jokaiseen puhelimeen, skannaa jokainen lippu tai nimikyltti ovella ja näe osallistujan nimi. Tapahtuman jälkeen viet sisäänkirjautuneiden luettelon kaikkine rekisteröintitietoineen.

Tällä sivulla näytetään, miten DataScanin voi määrittää tähän tehtävään. Kyse on havainnollistuksesta, ei raportista tietystä asiakkaasta. Kaikki sivun koodit ja arvot ovat esimerkkejä.

Lataa ja aloita maksuton kokeilu
7 päivän maksuton kokeilu • iPhone, iPad ja Android • Peruuta milloin tahansa
Tapahtumanjärjestäjä skannaa osallistujan nimikyltin sisäänkirjautumista varten messujen sisäänkäynnillä

Ongelma

Avausruuhkassa henkilökunta etsii nimiä tulostetuista listoista, vetää niitä yli kynällä ja yrittää samalla lukea käsialaa. Jono kasvaa, eikä jälkeenpäin kukaan tiedä tarkalleen, kuka tuli, koska yliviivattuja listoja on vaikea laskea ja vielä vaikeampi näppäillä puhtaaksi.

Useimmat ilmoittautumistyökalut osaavat jo lisätä yksilöllisen QR-koodin jokaiseen lippuun tai nimikylttiin ja viedä osallistujaluettelon CSV-tiedostona. Monista pienistä ja keskisuurista tapahtumista puuttuu yksinkertainen tapa skannata nuo koodit ovella vuokraamatta erillistä sisäänkirjauslaitteistoa.

Asetukset

Jatkuva skannaus kirjaa jokaisen lipun aikaleiman kanssa. Ilmoittautumisluettelo tuodaan Hakuskannauksessa, joten jokainen skannaus näyttää osallistujan nimen ja vienti sisältää kaikki rekisteröintitiedot.

Skannaustila Jatkuva skannaus
Viivakoodisarakkeen otsikko Lippu
Hakutiedot Ilmoittautumisvienti pilkuilla erotettuna CSV-tiedostona: ensin lippukoodi, sitten Nimi, Yritys, Lipputyyppi
Hakutietojen tuonti URL-osoitteesta päivittäisellä päivityksellä, jotta myöhäiset ilmoittautumiset ehtivät puhelimiin ennen jokaista tapahtumapäivää
Ota ristiviittaus käyttöön Päällä: jokaisen skannauksen jälkeen ponnahdusikkuna näyttää osallistujan nimen
Ristiviittaus hakutietojen kanssa Päällä, jotta Nimi, Yritys ja Lipputyyppi lisätään vientiin
Estää päällekkäiset skannaukset Päällä, jotta kahdesti peräkkäin kameran eteen pidetty lippu kirjataan kerran
Viivakoodityypit QR, jotta nimikylttien tai julisteiden muut koodit ohitetaan

Vaihe vaiheelta

  1. Vie ilmoittautumisluettelo Vie osallistujat ilmoittautumistyökalustasi CSV-tiedostona niin, että lippukoodi on ensimmäisessä sarakkeessa ja nimi toisessa.
  2. Lataa se jokaiseen sisäänkirjauspuhelimeen Tuo tiedosto Hakuskannauksessa jokaiseen laitteeseen tai tuo se URL-osoitteesta päivittäisellä päivityksellä, jotta myöhäiset ilmoittautumiset saapuvat itsestään joka päivä.
  3. Skannaa ovella Avaa Jatkuva skannaus ja skannaa jokainen lippu tai nimikyltti, paperilta tai osallistujan puhelimen näytöltä. Ponnahdusikkuna näyttää osallistujan nimen.
  4. Vie tapahtuman jälkeen Lähetä kunkin laitteen istunto CSV- tai Excel-tiedostona sähköpostilla, Tiedostot-sovellukseen tai SFTP:llä.
  5. Yhdistä ja laske Liitä kaikkien ovien tiedostot yhteen taulukkoon. Rivit ovat osallistujaluettelosi; vertaamalla sitä ilmoittautumisvientiin näet saapumatta jääneet.

Mitä saat tulokseksi

Jokaisesta skannatusta lipusta tulee yksi rivi, jonka perään lisätään rekisteröintitiedot:

Sarake Esimerkkiarvo Mitä se sisältää
Lippu EVT-2026-00417 Lipun tai nimikyltin koodi
Aikaleima 2026-11-12 08:47 Skannauksen aika ovella
Nimi Esimerkki Osallistuja Ilmoittautumisluettelostasi
Yritys Esimerkki Oy CSV-tiedostosi muut sarakkeet samassa järjestyksessä
Lipputyyppi Kahden päivän passi Mikä tahansa muu tuontiin sisällyttämäsi sarake

Hakusarakkeilla on CSV-tiedostosi otsikkonimet, joten sisäänkirjautuneiden luettelo näyttää täsmälleen ilmoittautumisviennilläsi.

Sopii hyvin, jos…

  • Lipuissasi tai nimikylteissäsi on QR-koodi tai viivakoodi, jossa on yksilöllinen tunnus.
  • Ilmoittautumistyökalusi voi viedä osallistujaluettelon CSV-tiedostona.
  • Haluat siistin luettelon siitä, kuka tuli kustakin ovesta, nimineen ja lipputyyppeineen.
  • Tapahtumapaikan sisäänkäynnillä on heikko Wi-Fi tai matkapuhelinverkko.

Testaa ennen seuraavaa tapahtumaasi

Tuo esimerkkiosallistujaluettelo, skannaa kolme testilippua ja tarkista vienti. Maksuton kokeilu sisältää kaikki ominaisuudet.

Aloita maksuton kokeilu
7 päivän maksuton kokeilu • iPhone, iPad ja Android • Peruuta milloin tahansa