Voorbeeldworkflow Evenementen

Hoe een evenementenorganisator deelnemers kan inchecken door tickets te scannen

Zet de registratielijst op elke telefoon, scan elk ticket of elke badge bij de deur en zie de naam van de deelnemer. Na het evenement exporteert u een incheklijst met alle registratiegegevens.

Deze pagina laat zien hoe DataScan voor deze taak kan worden ingericht. Het is een illustratie, geen verslag over een specifieke klant. Alle codes en waarden op deze pagina zijn voorbeelden.

Download en start de gratis proefperiode
Gratis proefperiode van 7 dagen • iPhone, iPad en Android • Op elk moment opzegbaar
Evenementenorganisator die de badge van een deelnemer scant bij de ingang van een beurs

Het probleem

Bij de drukte van de opening zoeken medewerkers met geprinte lijsten naar namen, strepen ze met een pen door en proberen ze tegelijk handschrift te lezen. De rij groeit, en achteraf weet niemand precies wie er kwam, omdat doorgestreepte lijsten lastig te tellen en nog lastiger over te typen zijn.

De meeste registratietools kunnen al een unieke QR-code op elk ticket of elke badge zetten en de deelnemerslijst als CSV exporteren. Wat bij veel kleine en middelgrote evenementen ontbreekt, is een eenvoudige manier om die codes bij de deur te scannen zonder speciale incheckhardware te huren.

De inrichting

De Continue scan legt elk ticket vast met een tijdstempel. De registratielijst wordt geïmporteerd in de Opzoekscan, zodat elke scan de naam van de deelnemer toont en de export alle registratiegegevens bevat.

Scanmodus Continue scan
Barcode kolomkop Ticket
Opzoekgegevens Registratie-export als CSV met komma's: eerst de ticketcode, dan Naam, Bedrijf, Tickettype
Import van opzoekgegevens Vanaf een URL met dagelijkse verversing, zodat late registraties vóór elke evenementdag op de telefoons staan
Kruisverwijzingen inschakelen Aan: na elke scan toont een pop-up de naam van de deelnemer
Kruisverwijzing met opzoekgegevens Aan, zodat Naam, Bedrijf en Tickettype aan de export worden toegevoegd
Dubbele scans voorkomen Aan, zodat een ticket dat twee keer achter elkaar voor de camera wordt gehouden, één keer wordt vastgelegd
Barcodetypes QR, zodat andere codes op badges of posters worden genegeerd

Stap voor stap

  1. Exporteer de registratielijst Exporteer de deelnemers uit uw registratietool als CSV met de ticketcode in de eerste kolom en de naam in de tweede.
  2. Zet de lijst op elke incheck-telefoon Importeer het bestand op elk apparaat in de Opzoekscan, of importeer het vanaf een URL met dagelijkse verversing, zodat late registraties elke dag vanzelf binnenkomen.
  3. Scan bij de deur Open de Continue scan en scan elk ticket of elke badge, op papier of op het telefoonscherm van de deelnemer. De pop-up toont de naam van de deelnemer.
  4. Exporteer na het evenement Verstuur de sessie van elk apparaat als CSV of Excel per e-mail, naar Bestanden of via SFTP.
  5. Voeg samen en tel Plak de bestanden van alle ingangen in één blad. De rijen vormen uw aanwezigheidslijst; een vergelijking met de registratie-export toont wie niet is gekomen.

Wat u eruit krijgt

Elk gescand ticket wordt één rij, met de registratiegegevens erachter:

Kolom Voorbeeldwaarde Wat erin staat
Ticket EVT-2026-00417 De code op het ticket of de badge
Tijdstempel 2026-11-12 08:47 Tijdstip van de scan bij de deur
Naam Voorbeelddeelnemer Uit uw registratielijst
Bedrijf Voorbeeld B.V. Verdere kolommen uit uw CSV, in dezelfde volgorde
Tickettype Tweedaagse pas Elke andere kolom die u in de import hebt opgenomen

Opzoekkolommen dragen de kolomnamen van uw CSV, zodat de incheklijst precies leest als uw registratie-export.

Past goed als…

  • Uw tickets of badges hebben een QR-code of barcode met een unieke identificatie.
  • Uw registratietool kan de deelnemerslijst als CSV exporteren.
  • U wilt een schone lijst van wie door welke ingang kwam, met namen en tickettypen.
  • De locatie heeft bij de ingang zwakke Wi-Fi of slecht mobiel bereik.

Test het vóór uw volgende evenement

Importeer een voorbeeldlijst met deelnemers, scan drie testtickets en controleer de export. De gratis proefperiode bevat alle functies.

Start de gratis proefperiode
Gratis proefperiode van 7 dagen • iPhone, iPad en Android • Op elk moment opzegbaar