Ejemplo de flujo de trabajo Eventos

Cómo un organizador de eventos puede registrar a los asistentes escaneando las entradas

Cargue la lista de inscripciones en cada teléfono, escanee cada entrada o acreditación en la puerta y vea el nombre del asistente. Después del evento exporta una lista de registro con todos los datos de inscripción.

Esta página muestra cómo se puede configurar DataScan para esta tarea. Es una ilustración, no un informe sobre un cliente concreto. Todos los códigos y valores que aparecen son ejemplos.

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Organizador de eventos escaneando la acreditación de un asistente en la entrada de una feria

El problema

En la avalancha de la apertura, el personal busca nombres en listas impresas, los tacha con un bolígrafo e intenta a la vez descifrar la letra. La cola crece, y después nadie sabe exactamente quién vino, porque las listas tachadas son difíciles de contar y aún más de pasar a limpio.

La mayoría de las herramientas de inscripción ya pueden poner un código QR único en cada entrada o acreditación y exportar la lista de asistentes como CSV. Lo que falta en muchos eventos pequeños y medianos es una forma sencilla de escanear esos códigos en la puerta sin alquilar hardware de registro específico.

La configuración

El Escaneo continuo registra cada entrada con una marca de tiempo. La lista de inscripciones se importa en el Escaneo de búsqueda, de modo que cada escaneo muestra el nombre del asistente y la exportación lleva todos los datos de inscripción.

Modo de escaneo Escaneo continuo
Encabezado de columna de código de barras Entrada
Datos de búsqueda Exportación de inscripciones como CSV separado por comas: primero el código de la entrada, después Nombre, Empresa, Tipo de entrada
Importación de búsqueda Desde una URL con actualización diaria, para que las inscripciones de última hora lleguen a los teléfonos antes de cada día del evento
Activar referencias cruzadas Activado: tras cada escaneo, una ventana emergente muestra el nombre del asistente
Referencia cruzada con datos de búsqueda Activado, para que Nombre, Empresa y Tipo de entrada se añadan a la exportación
Evitar escaneos duplicados Activado, para que una entrada que se pone delante de la cámara dos veces seguidas se registre una sola vez
Tipos de códigos de barras QR, para que se ignoren otros códigos de acreditaciones o carteles

Paso a paso

  1. Exporte la lista de inscripciones Exporte los asistentes desde su herramienta de inscripción como CSV con el código de la entrada en la primera columna y el nombre en la segunda.
  2. Cárguela en cada teléfono de registro Importe el archivo en el Escaneo de búsqueda en cada dispositivo, o impórtelo desde una URL con actualización diaria para que las inscripciones de última hora lleguen solas cada día.
  3. Escanee en la puerta Abra el Escaneo continuo y escanee cada entrada o acreditación, en papel o en la pantalla del teléfono del asistente. La ventana emergente muestra el nombre del asistente.
  4. Exporte después del evento Envíe la sesión de cada dispositivo como CSV o Excel por correo electrónico, a Archivos o por SFTP.
  5. Combine y cuente Pegue los archivos de todas las puertas en una hoja. Las filas son su lista de asistencia; al compararla con la exportación de inscripciones verá quién no se presentó.

Lo que obtiene

Cada entrada escaneada se convierte en una fila, con los datos de inscripción añadidos:

Columna Valor de ejemplo Qué contiene
Entrada EVT-2026-00417 El código de la entrada o la acreditación
Marca de tiempo 2026-11-12 08:47 Hora del escaneo en la puerta
Nombre Asistente de ejemplo De su lista de inscripciones
Empresa Empresa de Ejemplo S.L. Otras columnas de su CSV, en el mismo orden
Tipo de entrada Pase de dos días Cualquier otra columna que haya incluido en la importación

Las columnas de búsqueda llevan los nombres de encabezado de su CSV, así que la lista de registro se lee exactamente como su exportación de inscripciones.

Encaja bien si…

  • Sus entradas o acreditaciones llevan un código QR o un código de barras con un identificador único.
  • Su herramienta de inscripción puede exportar la lista de asistentes como CSV.
  • Quiere una lista limpia de quién entró por cada puerta, con nombres y tipos de entrada.
  • El recinto tiene un Wi-Fi o una cobertura móvil débil en la entrada.

Pruébelo antes de su próximo evento

Importe una lista de asistentes de muestra, escanee tres entradas de prueba y revise la exportación. La prueba gratuita incluye todas las funciones.

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