Przykładowy proces IT

Jak dział IT może ewidencjonować etykiety inwentarzowe telefonem

Zeskanuj kod pracownika, a potem wydawane urządzenia. Przy spisie przejdź przez biuro i zeskanuj każdą etykietę inwentarzową. Rejestr sprzętu pokazuje model podczas skanowania, a eksport trafia do Państwa arkusza.

Ta strona pokazuje, jak można skonfigurować DataScan do tego zadania. To ilustracja, a nie relacja o konkretnym kliencie. Wszystkie kody i wartości na tej stronie są przykładowe.

Pobierz i rozpocznij bezpłatny okres próbny
7-dniowy bezpłatny okres próbny • iPhone, iPad i Android • Anuluj w dowolnym momencie
Kierownik IT skanujący kod kreskowy laptopa przy przekazaniu sprzętu pracownikowi

Problem

W małej lub średniej firmie rejestr sprzętu to często arkusz kalkulacyjny, który coraz bardziej odbiega od tego, co faktycznie jest w budynku. Laptopy są wymieniane w pośpiechu, monitory wędrują między biurkami, a gdy ktoś odchodzi, nikt nie ma pewności, jakie urządzenia miał.

Etykiety inwentarzowe z kodami kreskowymi są tanie i większość firm ma je już na swoich urządzeniach. Brakuje szybkiego sposobu, by odczytać je tam, gdzie urządzenia się znajdują, w biurach, salach konferencyjnych i schowkach, i przenieść wynik z powrotem do rejestru bez przepisywania numerów seryjnych.

Konfiguracja

Dwa tryby obsługują dwa typowe zadania: Skanowanie jeden do wielu do wydawania urządzeń osobom i Skanowanie ciągłe do spisu wszystkiego na miejscu. Rejestr sprzętu zaimportowany w trybie Skanowanie z wyszukiwaniem dodaje szczegóły urządzeń do obu eksportów.

Tryb skanowania Skanowanie jeden do wielu, podtryb „Jeden do wielu (grupy)”, do przekazań; Skanowanie ciągłe do spisów
Podstawowa i dodatkowa etykieta z kodem kreskowym Pracownik i Urządzenie
Nagłówek kolumny głównej i dodatkowej Pracownik i Urządzenie
Dane wyszukiwania Rejestr sprzętu jako CSV rozdzielany przecinkami: najpierw etykieta inwentarzowa, potem Model, Numer seryjny, Lokalizacja
Włącz odsyłacz Włączone: po każdym skanie wyskakujące okienko pokazuje model z drugiej kolumny CSV (w trybie Skanowanie jeden do wielu na iPhonie i iPadzie)
Odsyłacz do danych wyszukiwania Włączone, aby kolumny rejestru były dodawane do eksportu
Typy kodów kreskowych Typ na Państwa etykietach inwentarzowych, na przykład Code 128 lub QR

Krok po kroku

  1. Zaimportuj rejestr sprzętu Wyeksportuj rejestr jako CSV z etykietą inwentarzową w pierwszej kolumnie i zaimportuj go w trybie Skanowanie z wyszukiwaniem na każdym używanym telefonie.
  2. Daj pracownikom kod do skanowania Użyj kodu kreskowego z identyfikatora, jeśli go Państwo mają, albo wydrukuj arkusz z jednym kodem na każdy numer pracownika.
  3. Zarejestruj przekazanie W trybie Skanowanie jeden do wielu zeskanuj kod pracownika, a potem każde przekazywane urządzenie. Eksport dodaje model i numer seryjny dla każdej etykiety; na iPhonie i iPadzie wyskakujące okienko dodatkowo pokazuje model po każdym skanie.
  4. Policz urządzenia na miejscu Przy inwentaryzacji przejdź pokój po pokoju w trybie Skanowanie ciągłe i zeskanuj każdą znalezioną etykietę. Po zakończeniu wyeksportuj dane.
  5. Zaktualizuj rejestr Zaimportuj eksporty do arkusza. Wiersze przekazań pokazują, kto co otrzymał i kiedy; pozycje rejestru, których brakuje w eksporcie spisu, to urządzenia do odszukania.

Co otrzymujesz

Eksport przekazania z włączonym odsyłaczem wygląda tak:

Kolumna Przykładowa wartość Zawartość
Pracownik E-0412 Kod pracownika zeskanowany jako pierwszy
Urządzenie IT-01873 Każda etykieta inwentarzowa zeskanowana dla tego pracownika
Znacznik czasu 2026-10-02 09:10 Kiedy urządzenie zostało zeskanowane
Drugorzędny Model Laptop 14" Kolumna rejestru dla urządzenia, z przedrostkiem Drugorzędny
Drugorzędny Numer seryjny SN-EXAMPLE-01 Kolejne kolumny rejestru następują w kolejności z pliku CSV

Kolumny rejestru z przedrostkiem Główny następują zaraz po kolumnie Znacznik czasu i pozostają puste dla kodów pracowników; można je usunąć w arkuszu. Eksport spisu z trybu Skanowanie ciągłe zawiera kolumny Kod kreskowy, Znacznik czasu i kolumny rejestru.

Sprawdzi się, jeśli…

  • Państwa urządzenia mają etykiety inwentarzowe z kodem kreskowym lub kodem QR.
  • Państwa rejestr sprzętu to arkusz kalkulacyjny albo system, który potrafi eksportować i importować CSV.
  • Wydają i odbierają Państwo urządzenia na tyle często, że papierowe formularze giną.
  • Chcą Państwo od czasu do czasu policzyć wszystko na miejscu bez kupowania skanerów.

Wypróbuj w jednym biurze

Zaimportuj rejestr, zeskanuj etykiety w jednym pomieszczeniu i porównaj eksport z listą. Bezpłatny okres próbny obejmuje wszystkie funkcje.

Rozpocznij bezpłatny okres próbny
7-dniowy bezpłatny okres próbny • iPhone, iPad i Android • Anuluj w dowolnym momencie