Приклад робочого процесу ІТ

Як ІТ-команда може вести облік інвентарних міток за допомогою телефона

Відскануйте код працівника, потім видані пристрої. Для інвентаризації пройдіться офісом і відскануйте кожну інвентарну мітку. Ваш список активів показує модель під час сканування, а експорт потрапляє у вашу таблицю.

Ця сторінка показує, як можна налаштувати DataScan для цього завдання. Це ілюстрація, а не звіт про конкретного клієнта. Усі коди та значення на ній наведено як приклади.

Завантажити та почати безкоштовний пробний період
7-денний безкоштовний пробний період • iPhone, iPad та Android • Скасування будь-коли
ІТ-менеджер сканує штрихкод ноутбука під час видачі обладнання працівнику

Проблема

У малій чи середній компанії реєстр активів часто є таблицею, яка поступово розходиться з тим, що насправді є в будівлі. Ноутбуки міняють поспіхом, монітори переїжджають між столами, а коли хтось звільняється, ніхто точно не знає, які пристрої в нього були.

Інвентарні мітки зі штрихкодами недорогі, і більшість компаній уже має їх на своїх пристроях. Бракує швидкого способу зчитати їх там, де стоять пристрої, — в офісах, переговорних і шафах для зберігання, — і повернути результат у реєстр без ручного введення серійних номерів.

Налаштування

Два режими покривають два типові завдання: Сканування «один до багатьох» для видачі пристроїв людям і «Безперервне сканування» для підрахунку всього на місці. Ваш реєстр активів, імпортований у режимі «Сканування з пошуком», додає дані пристроїв до обох експортів.

Режим сканування Сканування «один до багатьох», підрежим «Один до багатьох (Групи)», для видачі; «Безперервне сканування» для підрахунків
Первинна і вторинна етикетка зі штрих-кодом Працівник і Пристрій
Первинний і вторинний заголовок стовпця Працівник і Пристрій
Дані пошуку Реєстр активів як CSV з комами: спочатку інвентарна мітка, потім Модель, Серійний номер, Розташування
Увімкнути перехресні посилання Увімкнено: після кожного сканування спливаюче вікно показує модель із другого стовпця CSV (у режимі Сканування «один до багатьох» на iPhone та iPad)
Перехресні посилання з даними пошуку Увімкнено, щоб стовпці реєстру додавалися до експорту
Типи штрих-кодів Тип на ваших інвентарних мітках, наприклад Code 128 або QR

Крок за кроком

  1. Імпортуйте реєстр активів Експортуйте свій реєстр як CSV з інвентарною міткою в першому стовпці та імпортуйте його в режимі «Сканування з пошуком» на кожному телефоні, який використовуєте.
  2. Дайте працівникам код для сканування Використайте штрихкод на бейджі, якщо він є, або надрукуйте аркуш з одним кодом на кожен табельний номер.
  3. Зафіксуйте видачу У режимі Сканування «один до багатьох» відскануйте код працівника, потім кожен виданий пристрій. Експорт додає модель і серійний номер для кожної мітки; на iPhone та iPad спливаюче вікно також показує модель після кожного сканування.
  4. Порахуйте пристрої на місці Для інвентаризації пройдіть кімнату за кімнатою в режимі «Безперервне сканування» і відскануйте кожну знайдену мітку. Після завершення експортуйте.
  5. Оновіть реєстр Імпортуйте експорти у свою таблицю. Рядки видачі показують, хто що отримав і коли; записи реєстру, яких немає в експорті підрахунку, — це пристрої, які треба шукати.

Що ви отримуєте

Експорт видачі з увімкненими перехресними посиланнями виглядає так:

Стовпець Приклад значення Що містить
Працівник E-0412 Код працівника, відсканований першим
Пристрій IT-01873 Кожна інвентарна мітка, відсканована для цього працівника
Відмітка часу 2026-10-02 09:10 Коли пристрій було відскановано
Вторинний Модель Ноутбук 14" Стовпець реєстру для пристрою з префіксом «Вторинний»
Вторинний Серійний номер SN-EXAMPLE-01 Інші стовпці реєстру йдуть далі в порядку CSV

Стовпці реєстру з префіксом «Початковий» ідуть одразу після «Відмітка часу» і залишаються порожніми для кодів працівників; видаліть їх у таблиці. Експорт підрахунку з режиму «Безперервне сканування» містить «Штрих-код», «Відмітка часу» та стовпці реєстру.

Добре підходить, якщо…

  • Ваші пристрої мають інвентарні мітки зі штрихкодом або QR-кодом.
  • Ваш реєстр активів — це таблиця або система, яка може експортувати й імпортувати CSV.
  • Ви видаєте та збираєте пристрої настільки часто, що паперові бланки губляться.
  • Ви хочете час від часу рахувати все на місці, не купуючи сканерів.

Спробуйте на одному офісі

Імпортуйте свій реєстр, відскануйте мітки в одній кімнаті та порівняйте експорт зі списком. Безкоштовний пробний період включає всі функції.

Почати безкоштовний пробний період
7-денний безкоштовний пробний період • iPhone, iPad та Android • Скасування будь-коли