Exemplu de flux de lucru IT

Cum poate o echipă IT să țină evidența etichetelor de active cu un telefon

Scanați codul unui angajat, apoi dispozitivele predate. Pentru o inventariere, parcurgeți biroul și scanați fiecare etichetă de activ. Lista de active arată modelul în timp ce scanați, iar exportul ajunge în foaia de calcul.

Această pagină arată cum poate fi configurat DataScan pentru această sarcină. Este o ilustrare, nu un raport despre un anumit client. Toate codurile și valorile de pe ea sunt exemple.

Descărcați și începeți proba gratuită
Probă gratuită de 7 zile • iPhone, iPad și Android • Anulați oricând
Manager IT care scanează codul de bare al unui laptop pentru atribuirea echipamentului unui angajat

Problema

Într-o firmă mică sau mijlocie, registrul de active este adesea o foaie de calcul care se îndepărtează de ceea ce se află efectiv în clădire. Laptopurile sunt schimbate în grabă, monitoarele se mută de la un birou la altul, iar când cineva pleacă, nimeni nu știe sigur ce dispozitive avea.

Etichetele de active cu cod de bare sunt ieftine, iar majoritatea firmelor le au deja pe dispozitive. Ce lipsește este o metodă rapidă de a le citi acolo unde sunt dispozitivele, în birouri, săli de ședințe și dulapuri de depozitare, și de a aduce rezultatul înapoi în registru fără a tasta numere de serie.

Configurarea

Două moduri acoperă cele două sarcini obișnuite: Scanare unu-la-mulți pentru predarea dispozitivelor către persoane și Scanare continuă pentru numărarea a tot ce se află la fața locului. Registrul de active, importat în Scanare cu căutare, adaugă detaliile dispozitivelor în ambele exporturi.

Mod de scanare Scanare unu-la-mulți, submodul Unu-la-mulți (grupuri), pentru predări; Scanare continuă pentru numărări
Etichetă cod de bare primară și secundară Angajat și Dispozitiv
Antetul coloanei primare și secundare Angajat și Dispozitiv
Date de consultare Registrul de active ca fișier CSV separat prin virgule: întâi eticheta de activ, apoi Model, Serie, Locație
Activarea referințelor încrucișate Pornit: după fiecare scanare, o fereastră pop-up arată modelul din a doua coloană a CSV-ului (în Scanare unu-la-mulți pe iPhone și iPad)
Referințe încrucișate cu datele de căutare Pornit, astfel încât coloanele registrului sunt adăugate în export
Tipuri de coduri de bare Tipul de pe etichetele de active, de exemplu Code 128 sau QR

Pas cu pas

  1. Importați registrul de active Exportați registrul ca CSV, cu eticheta de activ în prima coloană, și importați-l în Scanare cu căutare pe fiecare telefon folosit.
  2. Dați angajaților un cod scanabil Folosiți codul de bare de pe ecuson, dacă există, sau tipăriți o foaie cu câte un cod pentru fiecare număr de angajat.
  3. Înregistrați o predare În Scanare unu-la-mulți, scanați codul angajatului, apoi fiecare dispozitiv predat. Exportul adaugă modelul și numărul de serie pentru fiecare etichetă; pe iPhone și iPad, o fereastră pop-up arată și modelul după fiecare scanare.
  4. Numărați dispozitivele la fața locului Pentru un inventar, mergeți cameră cu cameră în Scanare continuă și scanați fiecare etichetă pe care o găsiți. Exportați la final.
  5. Actualizați registrul Importați exporturile în foaia de calcul. Rândurile de predare arată cine a primit ce și când; intrările din registru care lipsesc din exportul numărării sunt dispozitivele de căutat.

Ce obțineți

Un export de predare cu referințele încrucișate pornite arată astfel:

Coloană Valoare exemplu Ce conține
Angajat E-0412 Codul angajatului, scanat primul
Dispozitiv IT-01873 Fiecare etichetă de activ scanată pentru acel angajat
Marcaj temporal 2026-10-02 09:10 Când a fost scanat dispozitivul
Secundar Model Laptop 14" Coloana din registru pentru dispozitiv, cu prefixul Secundar
Secundar Serie SN-EXAMPLE-01 Celelalte coloane din registru urmează în ordinea din CSV

Coloanele din registru cu prefixul Primare urmează imediat după Marcaj temporal și rămân goale pentru codurile de angajat; ștergeți-le în foaia de calcul. Exportul numărării din Scanare continuă are Cod de bare, Marcaj temporal și coloanele din registru.

Se potrivește dacă…

  • Dispozitivele au etichete de active cu cod de bare sau cod QR.
  • Registrul de active este o foaie de calcul sau un sistem care poate exporta și importa CSV.
  • Predați și colectați dispozitive suficient de des încât formularele pe hârtie se pierd.
  • Doriți o numărare ocazională a tot ce se află la fața locului, fără să cumpărați scanere.

Încercați într-un singur birou

Importați registrul, scanați etichetele dintr-o cameră și comparați exportul cu lista. Proba gratuită include toate funcțiile.

Începeți proba gratuită
Probă gratuită de 7 zile • iPhone, iPad și Android • Anulați oricând