Küçük veya orta ölçekli bir şirkette varlık kaydı çoğu zaman binada gerçekten bulunanlardan uzaklaşan bir elektronik tablodur. Dizüstü bilgisayarlar aceleyle değiştirilir, monitörler masalar arasında yer değiştirir ve biri ayrıldığında hangi cihazların onda olduğundan kimse emin olamaz.
Barkodlu varlık etiketleri ucuzdur ve çoğu şirketin cihazlarında zaten vardır. Eksik olan, bunları cihazların bulunduğu yerde, ofislerde, toplantı odalarında ve depo dolaplarında hızla okumanın ve sonucu seri numarası yazmadan kayda geri aktarmanın bir yoludur.