ワークフロー例 IT

ITチームがスマートフォンで資産タグを管理する方法

社員コードをスキャンし、続いて引き渡す機器をスキャンします。棚卸しでは、オフィスを回ってすべての資産タグをスキャンします。スキャン中に資産リストの型式が表示され、エクスポートはスプレッドシートに取り込めます。

このページでは、この作業に合わせてDataScanをどのように設定できるかを紹介しています。特定のお客様に関する報告ではなく、一例です。掲載しているコードや値はすべて例です。

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課題

中小企業では、資産台帳はスプレッドシートであることが多く、実際に社内にあるものから次第にずれていきます。ノートPCは慌ただしく交換され、モニターは席の間を移動し、誰かが退職すると、その人がどの機器を持っていたのか誰も確信が持てません。

バーコード付きの資産タグは安価で、ほとんどの企業ではすでに機器に貼ってあります。欠けているのは、オフィス、会議室、保管庫など機器のある場所でタグを素早く読み取り、シリアル番号を入力せずに結果を台帳に戻す方法です。

よくある2つの作業を2つのモードでカバーします。機器を人に引き渡すには一対多スキャン、社内のすべてを数えるには連続スキャンを使います。ルックアップスキャンでインポートした資産台帳が、どちらのエクスポートにも機器の詳細を加えます。

スキャンモード	引き渡しには一対多スキャン（サブモード「一対多（グループ）」）、棚卸しには連続スキャン
プライマリーバーコードラベル・二次バーコードラベル	社員と機器
主カラムのヘッダー・セカンダリカラムヘッダー	社員と機器
ルックアップデータ	資産台帳をカンマ区切りのCSVで。先頭に資産タグ、続いて型式、シリアル、設置場所
相互参照を有効にする	オン。各スキャン後、CSVの2列目の型式がポップアップに表示されます（iPhoneとiPadの一対多スキャン）
ルックアップ・データとの相互参照	オン。台帳の列がエクスポートに追加されます
バーコードの種類	資産タグに使われている種類。例：Code 128またはQR

資産台帳をインポートする 台帳を、先頭列に資産タグを置いたCSVとしてエクスポートし、使用する各スマートフォンのルックアップスキャンでインポートします。
社員にスキャンできるコードを用意する 社員証のバーコードがあればそれを使い、なければ社員番号ごとに1つのコードを並べたシートを印刷します。
引き渡しを記録する 一対多スキャンで社員コードをスキャンし、続いて引き渡すすべての機器をスキャンします。エクスポートには各タグの型式とシリアルが加わります。iPhoneとiPadでは、各スキャン後にポップアップでも型式が表示されます。
社内の機器をカウントする 棚卸しでは、連続スキャンで部屋ごとに回り、見つけたすべてのタグをスキャンします。終わったらエクスポートします。
台帳を更新する エクスポートをスプレッドシートに取り込みます。引き渡しの行には誰がいつ何を受け取ったかが表示され、棚卸しのエクスポートにない台帳の項目が探すべき機器です。

相互参照をオンにした引き渡しのエクスポートは、次のようになります。

接頭辞「プライマリー」の付いた台帳の列はタイムスタンプのすぐ後に続き、社員コードについては空になります。スプレッドシートで削除してください。連続スキャンによる棚卸しのエクスポートには、バーコード、タイムスタンプ、台帳の列が含まれます。

台帳をインポートし、1部屋のタグをスキャンして、エクスポートをリストと比較してください。無料トライアルにはすべての機能が含まれています。

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