Beispiel-Workflow Gerätevermietung

Wie ein Gerätevermieter festhalten kann, welche Maschine mit welchem Auftrag hinausging

Einmal den Auftragsschein scannen, dann jede für diesen Auftrag geladene Maschine. Maschinen erneut scannen, wenn sie auf den Hof zurückkommen. Zwei saubere Dateien: was hinausging und was zurückkam.

Diese Seite zeigt, wie DataScan für diese Aufgabe eingerichtet werden kann. Sie ist eine Veranschaulichung, kein Bericht über einen bestimmten Kunden. Alle Codes und Werte darauf sind Beispiele.

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Techniker eines Gerätevermieters scannt auf einer Baustelle den Barcode eines Bautrockners

Das Problem

Bautrockner, Ventilatoren, Heizgeräte und Pumpen sehen sich ähnlich und sind ständig unterwegs. Ein Techniker lädt sechs Maschinen für einen Auftrag und bringt vier von einem anderen zurück, und die Hofliste wird am Abend aus dem Gedächtnis nachgetragen.

Fragt ein Kunde, wie viele Geräte geliefert wurden, oder muss eine Maschine gefunden werden, müssen Sie wissen, welche Seriennummer mit welchem Auftrag wann hinausging. Ein handschriftlicher Lieferschein nennt die Seriennummern selten.

Ein Inventaretikett an jeder Maschine und ein Barcode auf jedem Auftragsschein machen aus jeder Beladung und jeder Rückgabe ein paar Sekunden Scannen.

Die Einrichtung

Der Eins-zu-Viele-Scan verknüpft einen Auftragsschein mit jeder dafür geladenen Maschine. Rückgaben werden mit dem Kontinuierlichen Scan erfasst, umbenannt, damit das Hofteam sieht, wofür er dient.

Scan-Modus Eins-zu-Viele-Scan, Untermodus Eins-zu-Viele (Gruppen), zum Beladen; Kontinuierlicher Scan für Rückgaben
Primäres und sekundäres Barcode-Label Auftrag und Maschine
Primärer und sekundärer Spaltenkopf Auftrag und Maschine
Modusnamen Eins-zu-Viele-Scan im Hauptmenü in Beladung umbenannt, Kontinuierlicher Scan in Rückgaben
Etiketten Ein haltbares Code-128- oder QR-Inventaretikett an jeder Maschine; die Auftragsnummer als Barcode auf dem Auftragsschein
Exportformat CSV oder Excel, nach Scan-Zeitstempel sortiert

Schritt für Schritt

  1. Den Auftragsschein scannen Öffnen Sie beim Beladen des Transporters „Beladung“ und scannen Sie den Barcode auf dem Auftragsschein.
  2. Jede Maschine scannen Scannen Sie das Inventaretikett jeder Maschine, die zu diesem Auftrag geht. Beladung für einen zweiten Auftrag? Tippen Sie auf die Schaltfläche für einen neuen Auftrag und scannen Sie den nächsten Schein.
  3. Rückgaben auf dem Hof scannen Wenn Maschinen zurückkommen, öffnen Sie „Rückgaben“ und scannen ihre Etiketten. Jedes Etikett erhält einen Zeitstempel.
  4. Beide Listen exportieren Exportieren Sie die Beladungs- und die Rückgabesitzung als CSV oder Excel per E-Mail, in „Dateien“ oder per SFTP.
  5. Mit Ihrer Geräteliste ablegen Fügen Sie die Dateien Ihrer Gerätetabelle hinzu oder importieren Sie sie in Ihre Vermietungssoftware. Beladungszeilen zeigen, welche Maschine mit welchem Auftrag wann hinausging; Rückgabezeilen zeigen, wann sie zurückkam.

Was Sie am Ende erhalten

Der Beladungs-Export enthält eine Zeile pro Maschine:

Spalte Beispielwert Inhalt
Auftrag JOB-2231 Der zuerst gescannte Auftragsschein
Maschine DH-0457 Das Inventaretikett einer für diesen Auftrag geladenen Maschine
Zeitstempel 2026-03-14 07:15 Wann die Maschine gescannt wurde

Der Rückgabe-Export enthält Barcode und Zeitstempel: eine Zeile pro Maschine, die wieder auf dem Hof ist.

Passt gut, wenn…

  • Sie vermieten etikettierte Maschinen und schicken sie auf wechselnde Baustellen.
  • Ihre Auftragsscheine oder Lieferscheine können einen Barcode tragen.
  • Sie führen Ihre Geräteliste in einer Tabelle oder können CSV-Dateien in Ihre Vermietungssoftware importieren.
  • Ihre Techniker haben ohnehin iPhones oder Android-Smartphones dabei.

Etikettieren Sie ein paar Maschinen und probieren Sie es aus

Drucken Sie Inventaretiketten für einen Teil Ihres Geräteparks, scannen Sie eine Beladung und eine Rückgabe und sehen Sie sich die Exporte an. Die kostenlose Testphase umfasst alle Funktionen.

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