Exempel på arbetsflöde Evenemang

Så kan en arrangör checka in deltagare genom att skanna biljetter

Läs in registreringslistan på varje telefon, skanna varje biljett eller namnbricka vid dörren och se deltagarens namn. Efter evenemanget exporterar du en incheckningslista med alla registreringsuppgifter.

Den här sidan visar hur DataScan kan ställas in för den här uppgiften. Det är en illustration, inte en rapport om en specifik kund. Alla koder och värden på sidan är exempel.

Ladda ner och starta kostnadsfri provperiod
7 dagars kostnadsfri provperiod • iPhone, iPad och Android • Avsluta när som helst
Arrangör som skannar en deltagares namnbricka vid incheckningen till en mässa

Problemet

När insläppet öppnar letar personal med utskrivna listor efter namn, stryker dem med penna och försöker samtidigt tyda handstil. Kön växer, och efteråt vet ingen exakt vem som kom, eftersom de överstrukna listorna är svåra att räkna och ännu svårare att skriva in.

De flesta registreringsverktyg kan redan sätta en unik QR-kod på varje biljett eller namnbricka och exportera deltagarlistan som CSV. Det som saknas på många små och medelstora evenemang är ett enkelt sätt att skanna koderna vid dörren utan att hyra särskild incheckningsutrustning.

Inställningarna

Kontinuerlig skanning registrerar varje biljett med en tidsstämpel. Registreringslistan importeras i Uppslagsskanning, så varje skanning visar deltagarens namn och exporten innehåller alla registreringsuppgifter.

Skanningsläge Kontinuerlig skanning
Kolumnrubrik för streckkod Biljett
Uppslagsdata Registreringsexporten som kommaseparerad CSV: biljettkoden först, sedan Namn, Företag, Biljettyp
Uppslagsimport Från en URL med daglig uppdatering, så att sena registreringar når telefonerna före varje evenemangsdag
Aktivera korsreferenser På: efter varje skanning visar en popup-ruta deltagarens namn
Korsreferens med uppslagsdata På, så att Namn, Företag och Biljettyp läggs till i exporten
Förhindra dubbelscanningar På, så att en biljett som hålls framför kameran två gånger i rad registreras en gång
Streckkodstyper QR, så att andra koder på namnbrickor eller affischer ignoreras

Steg för steg

  1. Exportera registreringslistan Exportera deltagarna från ditt registreringsverktyg som CSV med biljettkoden i första kolumnen och namnet i den andra.
  2. Läs in den på varje incheckningstelefon Importera filen i Uppslagsskanning på varje enhet, eller importera den från en URL med daglig uppdatering så att sena registreringar kommer in av sig själva varje dag.
  3. Skanna vid dörren Öppna Kontinuerlig skanning och skanna varje biljett eller namnbricka, på papper eller på deltagarens telefonskärm. Popup-rutan visar deltagarens namn.
  4. Exportera efter evenemanget Skicka varje enhets session som CSV eller Excel via e-post, till Filer eller via SFTP.
  5. Slå ihop och räkna Klistra in filerna från alla ingångar i ett blad. Raderna är din närvarolista; en jämförelse med registreringsexporten visar vilka som uteblev.

Det här får du ut

Varje skannad biljett blir en rad, med registreringsuppgifterna tillagda:

Kolumn Exempelvärde Innehåll
Biljett EVT-2026-00417 Koden på biljetten eller namnbrickan
Tidsstämpel 2026-11-12 08:47 Tidpunkt för skanningen vid dörren
Namn Exempel Deltagare Från din registreringslista
Företag Exempel AB Fler kolumner från din CSV, i samma ordning
Biljettyp Tvådagarspass Andra kolumner som du tog med i importen

Uppslagskolumnerna har rubriknamnen från din CSV, så incheckningslistan läses precis som din registreringsexport.

Passar bra om…

  • Dina biljetter eller namnbrickor har en QR-kod eller streckkod med ett unikt ID.
  • Ditt registreringsverktyg kan exportera deltagarlistan som CSV.
  • Du vill ha en ren lista över vem som kom in genom varje ingång, med namn och biljettyper.
  • Lokalen har svagt wifi eller dålig mobiltäckning vid entrén.

Testa före ditt nästa evenemang

Importera en exempellista med deltagare, skanna tre testbiljetter och kontrollera exporten. Den kostnadsfria provperioden innehåller alla funktioner.

Starta kostnadsfri provperiod
7 dagars kostnadsfri provperiod • iPhone, iPad och Android • Avsluta när som helst