Registo de entrada em eventos por código QR que termina numa folha de cálculo
Para fazer um registo de entrada por código QR que termine numa folha de cálculo, importe a sua lista de participantes para uma app de leitura, digitalize cada crachá à porta e exporte depois a sessão em CSV. O DataScan mostra no momento o nome correspondente da lista de convidados importada — sem ligação à internet, pelo que um mau Wi-Fi no local é irrelevante — e a exportação abre no Excel ou importa-se para o Google Sheets, com uma linha com data e hora por leitura.
A fila da prancheta e a marreta SaaS
O registo de entrada em eventos falha normalmente numa de duas direções. A prancheta: uma lista impressa, um marcador fluorescente, uma fila que cresce enquanto um voluntário procura nomes com o dedo — e, depois, alguém passa os destaques para uma folha de cálculo. Ou a marreta: uma plataforma de eventos completa com inscrições, pagamentos, impressão de crachás e uma taxa por participante, adotada quando a única coisa de que alguém realmente precisava era uma porta rápida e um ficheiro de presenças.
Se as suas inscrições já vivem numa folha de cálculo — uma pauta de turma, uma lista de sócios, uma exportação para impressão em série — a peça em falta é pequena: um leitor que conheça a lista, mostre o nome à porta e devolva os resultados como ficheiro. Isso é um problema do tamanho de uma app de telemóvel.
Leitura de presenças para CSV: passo a passo
- Coloque um código QR único em cada crachá ou bilhete Qualquer gerador de QR serve — o código só precisa de transportar um identificador único: um número de inscrição, um endereço de e-mail, um número de sócio. As ferramentas de impressão em série, as impressoras de crachás e até fórmulas de folha de cálculo que constroem URL de imagens QR fazem isto em massa. (Os bilhetes em papel com códigos de barras funcionam de forma idêntica — o DataScan lê 13 tipos de código.)
- Importe a lista de participantes para o DataScan Exporte as inscrições em CSV — primeiro o identificador, depois o nome e, a seguir, o que mais o pessoal da porta deva ver — e carregue-as para a base de dados de pesquisa da app. A lista de convidados inteira passa a estar no próprio telemóvel, e é por isso que a ligação no local deixa de importar.
- Digitalize os crachás à porta Na Leitura contínua com a opção Ativar a referência cruzada ligada, cada leitura mostra num popup o código do crachá e o nome do participante — a primeira coluna depois do identificador — e quem está à porta deixa o convidado passar. Um código que não esteja na lista não mostra nenhum nome: o sinal de que "este crachá precisa de uma conversa com uma pessoa", notado antes da entrada.
- Use a Leitura com pesquisa para dúvidas Quando alguém precisa do registo completo de um convidado, a Leitura com pesquisa mostra todas as colunas desse crachá. Não guarda nada, por isso mantenha a porta a funcionar na Leitura contínua — uma leitura com data e hora por crachá tão depressa quanto conseguir apontar, com uma pausa por toque e manutenção quando a fila para — e faça depois a correspondência completa com a lista na folha de cálculo.
- Exporte o ficheiro de presenças Portas fechadas, exporte a sessão em CSV ou Excel: uma linha por crachá digitalizado, cada uma com data e hora, mais os campos do participante se a Referência cruzada com dados de pesquisa estiver ativada. Envie-a por e-mail através do seu próprio servidor SMTP, carregue-a por SFTP ou partilhe o ficheiro com qualquer app. Para o Google Sheets, importe o CSV como descrito no guia do Google Sheets.
- Concilie as presenças com as inscrições Na folha,
=COUNTIF(scans, id)em relação à lista de inscrições assinala quem apareceu e quem não apareceu. Essa única coluna é a lista de ausências para seguimento, o número de pessoas para a fatura do catering e — em ações de formação — um registo de presenças com a hora de cada leitura.
Antes de abrir as portas: o ensaio de dez minutos
Faça um ensaio na véspera, de ponta a ponta. Imprima ou mostre três crachás de teste — um válido, um deliberadamente fora da lista e um duplicado — e passe-os pelo fluxo exato: o crachá válido deve mostrar o seu nome, o desconhecido não deve mostrar nenhum nome e o duplicado deve aparecer duas vezes na exportação. Depois exporte a sessão de teste e abra-a na sua folha, para que a primeira vez que vê o formato do ficheiro não seja à meia-noite, depois do evento. Já agora, verifique as realidades físicas: a plastificação brilhante dos crachás reflete a iluminação da entrada (incline, não lute contra isso) e os códigos QR em ecrãs de telemóvel leem-se melhor com o brilho no máximo.
Sugestões para a porta
- Ative a opção Evitar análises duplicadas. Ignora um crachá mostrado à câmara duas vezes seguidas. Um crachá apresentado de novo mais tarde continua a ser registado, por isso procure as repetições na exportação com COUNTIF.
- Um telemóvel por porta, um ficheiro por porta. entrada-principal 2026-07-10 e porta-lateral 2026-07-10 juntam-se sem problemas na folha e dizem-lhe que entrada suportou a carga.
- Instrua o pessoal da porta sobre o procedimento em caso de não correspondência. A falta do nome é o sinal; a função da pessoa é o simpático "deixe-me registá-lo manualmente" — decida antes de abrir as portas onde ficam escritas as adições manuais.
- As datas e horas são o dado extra. A distribuição das horas de chegada diz-lhe quando reforçar a porta da próxima vez — uma leitura gratuita a partir de dados que já captou.
Exemplos de fluxos de trabalho: o exemplo de registo de entrada em eventos mostra esta configuração à porta, e o exemplo de registo de presenças universitárias mostra a versão recorrente — a mesma pauta digitalizada aula após aula, exportada por aula.
Quando uma plataforma dedicada de registo de entrada é a melhor ferramenta
Honestidade sobre a adequação: as ferramentas dedicadas de registo de entrada (OneTap e semelhantes) e as plataformas de eventos completas existem por boas razões — inscrição e pagamento em linha, impressão de crachás no local, agendas com várias sessões, autorregisto em quiosque, painéis em direto em muitas portas. Se precisa disso, pague. A abordagem da app de leitura ganha na longa cauda que fica por baixo: pautas que já vivem em folhas de cálculo, locais com Wi-Fi pouco fiável (consulte o guia de leitura sem ligação à internet), aulas e eventos de sócios recorrentes e qualquer registo de entrada cujo resultado seja um CSV de presenças e não um painel. O mesmo fluxo de pesquisa generaliza-se muito para além dos eventos — o guia de verificação em base de dados aborda-o — e a visão geral do DataScan mostra os cinco modos. A avaliação gratuita de 7 dias inclui tudo, pelo que um ensaio com a lista de convidados de amanhã não custa nada.
Perguntas frequentes
Sim — e essa é a razão mais forte para fazer o registo de entrada desta forma. A lista de participantes é importada previamente para o telemóvel e cada leitura é guardada localmente, pelo que a verificação e a captação funcionam sem qualquer ligação. Locais em cave, tendas e Wi-Fi de conferência sobrecarregado não mudam nada. Exporta o ficheiro de presenças assim que voltar a ter ligação.
A definição Evitar análises duplicadas ignora o mesmo crachá lido duas vezes seguidas, o que apanha uma leitura dupla acidental. Não apanha um crachá apresentado de novo mais tarde, por isso, à porta, isso fica a cargo de uma pessoa. Cada leitura tem data e hora, pelo que um COUNTIF na coluna dos crachás exportada mostra qualquer código que tenha passado mais do que uma vez. Em eventos com várias portas, cada telemóvel exporta o seu próprio ficheiro; junte-os antes de contar.
Sim. Exporte a sessão em CSV e importe-a para o Google Sheets (Ficheiro, Importar, Anexar). O guia de digitalização para o Google Sheets descreve os passos em pormenor.
Não — substitui a parte da leitura à porta e do relatório de presenças, não a inscrição. Se precisa de venda de bilhetes em linha, pagamento, impressão de crachás e agendas por sessão, uma plataforma de eventos dedicada justifica o que cobra. Se as inscrições já vivem numa folha de cálculo e o que quer no fim também é uma folha de cálculo, uma app de leitura é a ferramenta do tamanho certo.
