Un enregistrement d'événement par QR code qui aboutit à un tableur
Pour réaliser un enregistrement par QR code qui aboutit à un tableur, importez votre liste de participants dans une application de scan, scannez chaque badge à l'entrée, puis exportez la session en CSV. DataScan affiche sur-le-champ le nom correspondant issu de la liste d'invités importée — hors ligne, si bien qu'un mauvais Wi-Fi sur place n'a aucune importance — et l'export s'ouvre dans Excel ou s'importe dans Google Sheets, avec une ligne horodatée par scan.
La file d'attente avec planchette et le marteau-pilon SaaS
L'enregistrement des participants échoue généralement dans l'une de deux directions. La planchette : une liste imprimée, un surligneur, une file qui s'allonge pendant qu'un bénévole cherche les noms du doigt — et ensuite, quelqu'un ressaisit les lignes surlignées dans un tableur. Ou le marteau-pilon : une plateforme événementielle complète avec inscription, paiements, impression de badges et tarif par participant, adoptée alors que tout ce dont on avait réellement besoin était une entrée rapide et un fichier de présence.
Si vos inscriptions vivent déjà dans un tableur — une liste de classe, une liste de membres, un export de publipostage — la pièce manquante est modeste : un scanner qui connaît la liste, affiche le nom à l'entrée et restitue les résultats sous forme de fichier. C'est un problème à l'échelle d'une application mobile.
Le scan de présence vers un CSV : pas à pas
- Placez un QR code unique sur chaque badge ou billet N'importe quel générateur de QR convient — le code doit seulement porter un identifiant unique : un numéro d'inscription, une adresse e-mail, un numéro d'adhérent. Les outils de publipostage, les imprimantes de badges et même des formules de tableur qui construisent des URL d'images QR font tous cela en série. (Les billets papier avec codes-barres fonctionnent à l'identique — DataScan lit 13 types de codes.)
- Importez la liste des participants dans DataScan Exportez les inscriptions en CSV — l'identifiant d'abord, puis le nom, puis tout ce que le personnel d'entrée doit voir — et chargez-le dans la base de consultation de l'application. La liste d'invités entière se trouve désormais sur le téléphone lui-même, et c'est pourquoi la connectivité du lieu cesse d'avoir de l'importance.
- Scannez les badges à l'entrée En Scan continu avec Activer la référence croisée activé, chaque scan affiche dans une fenêtre le code du badge et le nom du participant — la première colonne après l'identifiant — et la personne à l'entrée laisse passer l'invité. Un code absent de la liste n'affiche aucun nom : le signal indiquant que « ce badge appelle une conversation avec un humain », remarqué avant l'entrée.
- Utilisez le Scan de recherche pour les questions Lorsque quelqu'un a besoin de la fiche complète d'un invité, le Scan de recherche affiche toutes les colonnes de ce badge. Il n'enregistre rien : gardez donc l'entrée en Scan continu — un scan horodaté par badge aussi vite que vous visez, avec une pause par appui prolongé lorsque la file s'arrête — et faites la mise en correspondance complète avec la liste ensuite dans le tableur.
- Exportez le fichier de présence Portes fermées, exportez la session en CSV ou Excel : une ligne par badge scanné, chacune horodatée, plus les champs du participant si Renvoi à des données de référence est activé. Envoyez-la par e-mail via votre propre serveur SMTP, déposez-la par SFTP ou partagez le fichier vers n'importe quelle application. Pour Google Sheets, importez le CSV comme décrit dans le guide Google Sheets.
- Rapprochez la présence des inscriptions Dans la feuille,
=COUNTIF(scans, id)face à la liste d'inscriptions indique qui est venu et qui ne l'est pas. Cette seule colonne constitue la liste des absents à relancer, l'effectif pour la facture du traiteur et — pour les formations — un registre de présence avec les heures de scan.
Avant l'ouverture des portes : la répétition de dix minutes
Faites une répétition la veille, de bout en bout. Imprimez ou affichez trois badges de test — un valide, un délibérément absent de la liste, un doublon — et passez-les dans le flux exact : le badge valide doit afficher son nom, l'inconnu ne doit afficher aucun nom, et le doublon doit apparaître deux fois dans l'export. Exportez ensuite la session de test et ouvrez-la dans votre feuille, afin que la première fois que vous découvrez le format du fichier ne soit pas à minuit après l'événement. Profitez-en pour vérifier les réalités physiques : le pelliculage brillant des badges réfléchit la lumière d'entrée (inclinez-le, ne luttez pas), et les QR codes affichés sur un écran de téléphone se scannent mieux à pleine luminosité.
Conseils pour l'entrée
- Activez Empêcher les analyses en double. Ce réglage ignore un badge présenté deux fois de suite devant l'appareil photo. Un badge présenté à nouveau plus tard est tout de même enregistré : repérez les répétitions dans l'export avec COUNTIF.
- Un téléphone par entrée, un fichier par entrée. entree-principale 2026-07-10 et entree-laterale 2026-07-10 fusionnent proprement dans la feuille et vous indiquent quelle entrée a absorbé le flux.
- Briefez le personnel d'entrée sur la conduite à tenir en cas de non-correspondance. L'absence de nom est le signal ; le rôle de l'humain est le « laissez-moi vous enregistrer manuellement » chaleureux — décidez avant l'ouverture où sont consignés les ajouts manuels.
- Les horodatages sont la donnée bonus. La répartition des heures d'arrivée vous indique quand renforcer l'entrée la prochaine fois — un éclairage gratuit tiré de données que vous avez capturées de toute façon.
Exemples de flux de travail : l'exemple de contrôle d'accès aux événements montre ce dispositif à l'entrée, et l'exemple de suivi des présences à l'université en montre la version récurrente — la même liste scannée cours après cours, exportée par cours.
Quand une plateforme d'enregistrement dédiée est le meilleur outil
Soyons honnêtes sur l'adéquation : les outils d'enregistrement dédiés (OneTap et similaires) et les plateformes événementielles complètes existent pour de bonnes raisons — inscription et paiement en ligne, impression de badges sur place, programmes multi-sessions, bornes d'enregistrement autonome, tableaux de bord en direct sur plusieurs entrées. Si vous en avez besoin, payez-les. L'approche par application de scan l'emporte sur la longue traîne en dessous : les listes qui vivent déjà dans des tableurs, les lieux au Wi-Fi peu fiable (voir le guide du scan hors ligne), les cours récurrents et les événements d'adhérents, et tout enregistrement dont le livrable est un CSV de présence plutôt qu'un tableau de bord. Le même flux de consultation se généralise bien au-delà des événements — le guide de la vérification en base de données le détaille — et la présentation de DataScan montre les cinq modes. L'essai gratuit de 7 jours comprend tout : une répétition avec la liste d'invités de demain ne coûte rien.
Questions fréquentes
Oui — c'est la meilleure raison de procéder ainsi. La liste des participants est importée à l'avance sur le téléphone et chaque scan est enregistré localement : la vérification et la capture fonctionnent donc sans aucune connectivité. Les lieux en sous-sol, les chapiteaux et les réseaux Wi-Fi de congrès saturés n'y changent rien. Vous exportez le fichier de présence dès que vous disposez à nouveau d'une connexion.
Le réglage Empêcher les analyses en double ignore un même badge scanné deux fois de suite, ce qui intercepte un double scan accidentel. Il ne détecte pas un badge présenté à nouveau plus tard : à l'entrée, c'est donc à une personne de vérifier. Chaque scan est horodaté, si bien qu'un COUNTIF sur la colonne des badges exportée fait apparaître tout code passé plus d'une fois. Pour les événements à plusieurs entrées, chaque téléphone exporte son propre fichier ; fusionnez-les avant de compter.
Oui. Exportez la session en CSV et importez-la dans Google Sheets (Fichier, Importer, Ajouter). Le guide du scan vers Google Sheets détaille les étapes.
Non — cela remplace la partie scan à l'entrée et rapport de présence, pas l'inscription. Si vous avez besoin de vente de billets en ligne, de paiement, d'impression de badges et de programmes par session, une plateforme événementielle dédiée mérite ses frais. Si vos inscriptions vivent déjà dans un tableur et que ce que vous voulez au bout du compte est également un tableur, une application de scan est l'outil à la bonne échelle.
